Adressverwaltung Excel

Adreßverwaltung Excel

Um eine Adressliste zu erstellen, können Sie diese Adressverwaltung in Excel verwenden. Selbstverständlich können Sie Ihre Adressen auch in Excel verwalten. Erstellen Sie Korrespondenz in der Adressverwaltung: Mit dem Excel Tuning Addresses Programm verwalten Sie Ihre Kunden und Adressen.

Einsetzbar für alle Excel-Versionen!

Du sammelst Anschriften in Excel-Tabellen und willst sie ohne großen Arbeitsaufwand in Excel, Word oder anderen Anwendungen bearbeiten? Wie Sie Zeit sparen und Ihre Adresse optimal einsetzen können, zeigt Lorenz Hölscher. Einsetzbar für alle Excels! In Excel 2003 sowie in den aktuellsten Version 2007 und 2010 arbeitet die Adressverwaltung. Die Macros müssen in jedem Fall freigeschaltet sein, d.h. in Excel 2003 muss das Menu Extras/Macro/Sicherheit vor dem Dateiöffnen mindestens "Mittel" sein.

Seit Excel 2007 findest du die entsprechenden Optionen in den Excel-Optionen in der Rubrik Trust Center und dort durch Anklicken der Taste Trust Center Settings. Auch hier legen Sie die Einstellung für Macros auf "Alle Macros mit Notification deaktivieren" fest, so dass die Taste zum Einschalten der darin befindlichen Macros beim Aufruf der Dateien unmittelbar unter der Menüleiste selbstständig in einer gelbe Balken dargestellt wird.

Zur Adressverwaltung benötigst du die Akte address-verwalten. xls, das die Macros und Addressen zusammenhält. Das File beinhaltet bereits Probendaten. Der hier vorgestellte Dialoge wird als Vorlagenpfad durch den hier eingeführten Adressübernahmedialog dargestellt. Durch Anklicken der Taste Apply Address in der Titelzeile wird der Adressauswahldialog angezeigt:

In der Dialogbox findest du eine Auflistung aller Anschriften, wie sie in der Exceldatei abgelegt sind (du kannst wie üblich in der Kalkulationstabelle sortieren). In der Rubrik "Details" gibt die ausgewählte Anschrift an, in welcher Weise sie verwendet wird. Im zweiten Arbeitsschritt geben Sie die gewünschte Ausgabedatei an, in die Sie die Anschrift kopieren möchten.

Beim FileOpen-Dialog, den Sie im Auswahlfeld Start Path wählen, gibt es drei Pfade: das Adressverzeichnis, in dem diese Grafikdatei gespeichert ist. Der aktuelle Verzeichnispfad (Current Path), in dem Excel seine Templates ablegt (*.xlt-/*. xltm-Dateien). Abhängig vom gewählten Dateipfad ist es möglich, dass Sie eine ungesicherte Version dieser gewählten Grafikdatei anstelle der Originaldatei verwenden möchten.

Durch Anklicken der Schaltfläche [....] neben dem Dateipfad wird das Dialogfeld Open File exakt an der entsprechenden Position geöffnet, z.B. im Vorlagenordner: Im Dialogfenster die entsprechende Grafik aussuchen. Markieren Sie die Akte, in die Sie die Anschrift einsetzen wollen, z.B. die Akte AV_ExampleLeer.xls.

Im Dialogfenster wird dann der Dateiname angezeigt: Nur die Bestätigungsmeldung mit OK in diesem Dialogfenster ruft die ausgewählte Dateinamen auf und das Macro fügt die entsprechende Anschrift in die Dateinamen ein. Es muss eine Bereichsnamenadresse in der Akte stehen (siehe Artikel "Excel: Professionelle Arbeit dank Bereichsnamen"), in deren Zellenbereich dann die Messdaten eingetragen werden.

Die (!) verknüpfte Datenzelle mit dem Flächennamen Address ist in der nachfolgenden Abbildung zur besseren Erkennung farblich hervorgehoben, aber das ist natürlich nicht zwingend erforderlich: Sie können die Adressdaten auch auf direktem Weg aus dem Dialogfenster in die Ablage übernehmen (sie sind dann zwi-schen den Zeilen aufgebaut, wie sie in der oberen rechten Ecke der Detailansicht im Adressübernahmedialog in der oberen Ecke dargestellt werden).

Sie müssen keine Datei auswählen, Sie können den Button Zur Ablage anklicken. In jedem anderen Anwendungsprogramm können Sie nun die Anschrift an der betreffenden Cursorposition mit der Tastenkombination Strg+V anbringen. Auf diese Weise können auch zu einem späteren Zeitpunkt Anschriften in bestehende Excel-Dateien eingefügt oder solche verwendet werden, die keinen korrespondierenden Bereichsbezeichner Anschrift haben.

Schließlich müssen Sie Ihre Anschriften nicht mehr zusammen kopieren. Ein oder zwei Mausklicks in der Adreßliste und schon ist z.B. eine neue Faktura aufbereitet. Genauso einfach ist es, die Anschrift in jedes andere System einzufügen.

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