Archivierung Elektronische Rechnung

Elektronische Rechnung archivieren

können elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden. Archivierung elektronischer Eingangsrechnungen - GoBD ab 01.01.2017 mit Vollzug

Dank des Steuervereinfachungsgesetzes können seit Jahresmitte 2011 auch elektronische Rechnungsversand erfolgen. Damit werden einerseits Prozesse erleichtert und die damit verbundenen Risiken reduziert, andererseits sind aber auch Verpflichtungen gemeint, die seit dem 01.01.2017 rechtsverbindlich sind. Weil das Topic es ganz an sich hat: Elektronische Eingangsrechnungen, aber auch E-Mails mit Anhang müssen ebenfalls in elektronischer Form gespeichert werden.

Eine Speicherung als reiner Ausdruck ist nicht erlaubt und fÃ?hrt zum Wegfall des Vorsteuerabzuges. Damit nicht in die Lage geraten wird, gegen die Speicherpflichten zu verstossen und gleichzeitig eine Verwaltungsstraftat zu begeht, werden einige Voraussetzungen an die elektronische Archivierung in die Lage versetzt. Das GoBD, oder "Grundsätze für die ordnungsgemäße Führung von Buchhaltungen, Datensätzen und Protokollen in digitaler Ausfertigung und für den Datenzugriff", ist eine Zusammenstellung von Vorschriften des Bundesfinanzministeriums, in denen geregelt ist, wie die "Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung (GoB)" von Softwaresystemen umzusetzen sind.

Seit dem 01.01.2017 ist diese Regelung bindend - die Gnadenfrist für die Durchführung der entsprechenden Prozeduren ist erloschen. Prinzipiell müssen alle aufzubewahrenden elektronische Geschäftsdokumente, vor allem steuerlich relevante Sachverhalte, den Vorgaben der GoBD in Bezug auf Datenschutz, Unveränderlichkeit, Speicherung und Maschinenlesbarkeit entsprechen. Auch die verwendeten IT-Systeme müssen in diese Richtungen überprüft, Vorschriften zum Datenzugang erlassen und die betreffenden Abläufe in Gestalt von Arbeitsanweisungen im Unternehmen dokumentiert werden.

Welche Kenntnisse muss ich über elektronische Eingangsrechnungen haben? Gemäß 14b Umsatzsteuergesetz sind alle Abrechnungen ( "Rechnungen") (in Papierform oder elektronisch) zehn Jahre lang zu archivieren. In diesem Zeitraum müssen die Authentizität der Quelle, die Integrität des Inhaltes und die Rechtmäßigkeit der Rechnung garantiert sein. müssen im gleichen Ausgabeformat (PDF als PDF, E-Mail als E-Mail, Datensatzformat als Datensatz) archiviert werden - eine Konvertierung, z.B. in eine Imagedatei, ist nicht erlaubt. muss während der gesamten Aufbewahrungsdauer stets gut sichtbar, unveränderlich und maschinenlesbar sein.

Zur Einhaltung dieser Bestimmungen können Sie den Gebrauch eines auditsicheren, elektronischen Dokumentenablagesystems nicht vermeiden. Weil eine Papierrechnung sehr gut als Scans (z.B. PDF) abgelegt werden kann, können Sie Ihre internen Prozesse durch die Implementierung eines elektronischen Dokumentenarchivierungssystems noch weiter ausweiten. Der Freistaat Bayern bietet interessante Fördermittel für Investitionsvorhaben in den Kauf von Hard- und Softwaresystemen zur Automatisierung.

Bayern: Fördermittel für Ihre Sicherungsmaßnahmen im Unternehmen".

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