Contract Management

Vertragsmanagement

Qualitative Projektplanung zur Unterstützung des Vertragsmanagements unter Berücksichtigung der Informationsasymmetrie. Mehr und mehr Unternehmen setzen zunehmend auf "Contract Manager". Verträge sind Teil der Schlüsseldokumente jeder juristischen Person.

Vertragsmanager: Fachsekretär oder anspruchsvoller Auftrag für Anwälte?

Anstatt in einer traditionellen Anwaltskanzlei zu praktizieren, sind viele Anwälte in Betrieben tätig: als Rechtsberater, in der Human Resources Abteilung oder in der Unternehmensführung - es gibt eine Vielzahl von möglichen Aufgaben für Anwälte in Betrieben. In den vergangenen Jahren ist eine weitere Stelle hinzugekommen: der Contract Managers. Aus diesem Grund verlassen sich Unternehmer zunehmend auf "Contract Manager", die für die Implementierung und Wartung digitaler Vertragsmanagementsysteme verantwortlich sind.

Muss ein Vertragsmanager, wie ein Fachsekretär, aber nur sicherstellen, dass die Vertragsakte richtig funktioniert oder gibt es mehr zu dieser Berufsbezeichnung? Die Vertragsgrundlage ist die Basis, auf der ein Unternehmer eine Dienstleistung gesetzlich verlangen kann oder zur Erbringung einer Dienstleistung selbst ist. Lange Zeit wurden Kontrakte jedoch nur als rechtliche Erfordernisse erachtet.

Inzwischen hat sich die Funktion von Verträgen und Vertragsmanagement jedoch erheblich verändert. Aufträge und deren Abwicklung sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Unternehmertum. Kontrakte sind oft die Grundlage für alle Verkäufe und Ausgaben und damit zum einen die Möglichkeit, den Geschäftserfolg zu erhöhen, zum anderen aber auch das Potenzial, enorme Schwierigkeiten zu schaffen.

Wer seine Aufträge kennt, ist gut informiert - wer bei der Vertragsabgabe im Kaltkeller in Unordnung gerät, verschenkt ökonomisches Potentialt. Ein effektives Auftragsmanagement ist der Versuch, das verborgene Potential von Aufträgen auszuschöpfen und verborgene Risiken zu mindern. Die Aufgabenstellung eines funktionierenden Kontraktmanagements ist es, die vertraglichen Absatzchancen zu steigern und zugleich das Kostenrisiko zu reduzieren.

Hieraus resultiert, dass das Kontraktmanagement nicht nur die revisionsfreie und auffindbarkeitssichere Speicherung von Kontrakten in elektronischen Medien abdeckt, sondern das Tätigkeitsfeld viele weitere Aspekte hat, z.B. Planungs- und Organisationsaktivitäten, die die Konzeption, Organisation, Aushandlung, Ausführung und Steuerung von Kontrakten zum Gegenstand haben. Der Vertragsmanager hat die Funktion, die Vertragsgestaltung in einem konzernweiten Auftragsmanagementsystem zu gestalten und Abläufe zu realisieren und zu kontrollieren.

Für den Vertragsmanager besteht die spezielle Aufgabe darin, die Funktion des Vertragsmanagementsystems so zu gestalten, dass die Vertragsgestaltung und -verhandlung im Einklang mit der Konzernstrategie optimiert wird, z.B. durch die Steuerung von Vertragsmustern oder Verhandlungsrichtlinien, die einen einheitlichen Vertragsinhalt gewährleisten. Darüber hinaus hat er dafür zu sorgen, dass alle Aufträge von allen Berechtigten zu jeder Zeit auffindbar sind, dass der Inhalt nachvollziehbar dargestellt wird und während der Laufzeit des Vertrages sorgfältig kontrolliert wird, d.h. vor allem, dass Termine und Bedingungen eingehalten werden.

Beispielsweise kann es kostspielig sein, einen Arbeitsvertrag nicht fristgerecht zu beenden, weil das betreffende Untenehmen einfach nichts davon erfährt. Rechtsanwalt als Vertragsmanager? Es ist nicht ungewöhnlich, dass voll ausgebildete Juristen unmittelbar nach ihrem Rechtsreferendariat als Vertragsmanager eingestellt werden - sie erhalten eine erstklassige Ausbildung, sind aber trotzdem günstig und können daher auch in einer Position mit Sekretärinnengehalt eingesetzt werden.

Braucht man aber wirklich (Voll-)Anwälte als Vertragsmanager? Allerdings sind Rechtskenntnisse - auch und gerade im Bereich des Vertragsrechts - durchaus erforderlich, um als Vertragsmanager wirtschaftlich tätig zu sein. Neben dem bloßen Vertragsmanagement begleitet er auch die Vertragsprüfung und ist dafür verantwortlich, dass Vertragsrisiken in Übereinstimmung mit den unternehmensinternen Leitlinien identifiziert und behandelt werden.

In welchem Umfang der Vertragsmanager an der Überprüfung, Ausarbeitung und Verhandlung von Aufträgen beteiligt ist, richtet sich jedoch nach der spezifischen Struktur des Unter-nehmens und der Kompliziertheit der Aufträgen innerhalb des Unter-nehmens. Abhängig von der spezifischen Aufgabenstellung ist der Vertragsmanager eher ein "Administrator" oder gar ein rechtlicher Verhandlungsführer. Der Contract Managment ist mehr als nur ein Sekretär, der sich auf die Aktenkontrolle spezialisiert hat, denn die Aufsicht über die Vertragsanmeldung ist nur ein kleiner Teil der Gesamtaufgabe.

Die Hauptaufgabe des Vertragsmanagers besteht neben den Bürokratieaufgaben darin, die in den Arbeitsverträgen enthaltenen Gefahren zu identifizieren und es seinem Auftraggeber zu ermöglichen, diese Gefahren zu kennen und mit ihnen zu kooperieren. Damit ist der Berufsstand des Vertragsmanagers ein spannendes und herausforderndes Feld für Anwälte.

Dennoch sollten Anwälte bei der Einstellung als Vertragsmanager Vorsicht walten lassen, um nicht die Aufgabe des Rechtsberaters unter dem Namen Vertragsmanager und mit dem Lohn einer Schriftführerin übernehmen zu müssen.

Auch interessant

Mehr zum Thema