Effizientes Arbeiten

Rationelles Arbeiten

Die zehn Tipps für effizientes Arbeiten. Besprechungen, Präsentationen, Geschäftsessen oder Vorträge, Lernen, Prüfungen: Ein effizientes Arbeiten ist für jedes Unternehmen überlebenswichtig. Nur eine effiziente Arbeit ist die Antwort.

Effizientes Arbeiten heißt, ein angestrebtes oder erreichtes Resultat mit so wenig Aufwand wie möglich oder mit einem gewissen Aufwand so viel wie möglich zu erzielen.

Effizientes Arbeiten heißt, ein angestrebtes oder erreichtes Resultat mit so wenig Aufwand wie möglich oder mit einem gewissen Aufwand so viel wie möglich zu erzielen. Oft sind es die kleinen Aufgaben und Routinearbeiten, die im Berufsalltag viel Zeit in Anspruch nehmen. Die Firma Comm-Unity EDV, Hersteller des Aufgaben- und Dokumentenmanagementsystems KOI, hat fünf Hinweise für eine effiziente Arbeit aufbereitet.

Für die Teamarbeit ist eine übersichtliche Arbeitsabläufe sehr unerlässlich, da man sonst rasch den Übersicht aufgibt. Manche Tasks können dupliziert werden, andere werden ignoriert oder verpasst.

Die 7 Tips für ein entspanntes Arbeiten

Diejenigen, die mehr arbeiten, sind nicht immer leistungsfähiger. In sieben Beispielen zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Berufsalltag effizient gestaltet werden können - vom Monotasking bis zur Eisenhower Matrix. Auf diese Weise erledigen Sie Ihre Arbeiten auch ohne störende Mehrarbeit. Nach der viel zitierten Untersuchung des Kaizener Büro beläuft sich der Ausfall von Arbeitszeiten in Deutschland durch eine ineffizient arbeitende Organisation auf einen ganzen Werktag pro Woch.

So werden in dt. Betrieben etwa 20 Prozentpunkte der Arbeitszeiten durch komplizierte Abläufe, umständliche Abläufe oder schlechtes Zeitmanagement vergeudet. Zudem hat die Untersuchung auch ergeben, dass im Durchschnitt sechs Stunden Mehrarbeit pro Wochentermin geleistet werden. Um Ihre Arbeitszeiten besser zu nützen und mit weniger Zeitaufwand gleiche oder noch mehr Dienstleistungen zu bieten, haben wir die nachfolgenden sieben Hinweise für Sie zusammengefasst.

Erstens: Effektives oder effizientes Arbeiten? Bei den Begriffen Effizenz und Wirksamkeit handelt es sich oft um Verwechslungen und synonyme Verwendung. Die Bezeichnung Efficiency stellt auch die Fragestellung dar, wie ein Resultat erzielt wird, d.h. wie es erzielt wird: Entscheidend für die Wirtschaftlichkeit ist: Wie erreiche ich die gewünschten Resultate? Die Beantwortung der Fragestellung nach der Leistungsfähigkeit einer Methodik ist viel komplizierter, da sie nicht ohne weiteres mit "ja" oder "nein" beantwortet werden kann, sondern eine Prozessbeschreibung erfordert.

Andererseits ist es effektiver zu fliehen, weil man Zeit einspart. Wenn Sie also Ihre Arbeitsprozesse optimieren wollen, können Sie dies nur tun, wenn Sie auch Ihre Leistungsfähigkeit steigern. Effektivität am Arbeitplatz kann ein bedeutenderes Problem sein, als Sie vermuten: Eine 2014 von der Stanford University durchgeführte Untersuchung zeigte, dass zu lange Arbeitszeit zu Unergiebigkeit, Irrtümern, Unglücksfällen, Müdigkeit und gar Krankheiten führt.

Kurzarbeit, aber effizientere Arbeitszeit kann dem entgegen wirken und sich günstig auf das Wohlergehen, die Leistungsbereitschaft und die Kundenzufriedenheit auswirkt. Deshalb hat sich das Motto "Work smart, no harder" im englischsprachigen Raum durchgesetzt. Vor der Entscheidung, Ihre tägliche Arbeit effektiver zu machen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass eine effizientere Arbeit aus der Verknüpfung von kluger Personaleinsatzplanung und zielgerichteter Leistung entsteht.

In unseren sieben Ratschlägen erfahren Sie, wie Sie Ihre tägliche Arbeit effektiver gestalten und wie Sie gezielt handeln können, um Ihre Arbeitszufriedenheit und die Work-Life-Balance zu erhöhen. Untersuchungen haben jedoch gezeigt, dass Multitasking für eine gute Arbeitsleistung unproduktiv ist. Das liegt daran, dass das gleichzeitige Ausführen mehrerer Tasks mit einer Vielzahl von Unterbrüchen verbunden ist, die eine Neuausrichtung des Gehirns erforderlich machen, wenn sich die Task abändert.

Dies führt zu einer enormen zeitlichen Verzögerung, die sich auf Ihre Leistungsfähigkeit ungünstig auswirken kann. Zur Vermeidung unnötiger Wechsel zwischen den einzelnen Tasks ist das magische Wort Monotasking. Durch die Fokussierung auf eine Aufgabenstellung können Sie konzentriert arbeiten, sich schnell weiterentwickeln und viel Zeit sparen, die sich sonst in der Regel in Form von Verlängerung niederschlägt.

Damit auch bei einer Vielzahl von Aufgabenstellungen ein gelungenes Monotaskingsystem möglich ist, gibt es einige Hinweise, die Ihnen die Möglichkeit geben, trotz endlos erscheinender To-Dos den Blick zu behalten und vernünftig vorzugehen: Sie sollten besonders bedeutsame Arbeiten sofort abschließen und einen Zeitrahmen für sich selbst gestalten, in dem Sie nicht von Arbeitskollegen belästigt werden.

Beginnen Sie gleich am Morgen mit Ihrer wichtigsten Arbeit. Schauen Sie auch in dieser Zeit nicht in Ihre Mailbox: Es ist ratsam, die Beantwortung von E-Mails und Verwaltungsaufgaben auf den Vormittag zu verschieben, z.B. wenn Sie sowieso ein niedriges Energieniveau haben oder wenn Sie mehr Zeit haben, sich auf kleinere und weniger anspruchsvolle Tätigkeiten zu konzentrieren.

Die effiziente Verarbeitung von E-Mails erfahren Sie in unserem Artikel "Organisieren von E-Mails". Zur besonders guten und schnellen Weiterentwicklung wird das Arbeiten mit der Eisenhower-Matrix als sehr effektiv angesehen. Sie ist eine Methodik, die in der Zeitwirtschaft zum Einsatz kommt und die Tätigkeiten nach ihrer Bedeutung aufteilt. Abhängig davon, wie Ihre momentane Aufgabenstellung klassifiziert werden soll, bestimmen Sie in der Matrize, wie Sie am besten mit einer Aufgabenstellung umgehen: Wenn eine Aufgabenstellung rasch abgeschlossen werden muss, Sie aber wissen, dass Sie dies nicht rechtzeitig tun können, können Sie z.B. einen Mitarbeiter damit beauftragen, diese zu erledigen.

Vor der Arbeit mit der Matrize sollten Sie jedoch immer die Wörter "wichtig" und "dringend" für sich selbst festlegen und sich darüber im Klaren sein, warum Sie sie als solche verstehen. Wenn Sie z.B. eine Förderung anstreben, sollten Sie im Voraus abwägen, welche Vorhaben und deren Umsetzung durch Sie von Bedeutung sein können.

In diesem Zusammenhang kann es z.B. unproduktiv sein, eine spezielle Aufgabenstellung zu erteilen. Wenn es sich dagegen um eine Aufgabenstellung mit nicht grundlegender Zielerfüllung handel, kann es nützlich sein, sie zu übertragen. Wie Sie bei der Delegierung von Aufträgen vorgehen sollten, erfahren Sie in unserem Artikel "Delegieren von Aufgaben:

Da konnte man sich nichts vorstellen, aber alle vier sind Befürworter, nach gewissen Regeln zu arbeiten. Wie folgt: Während es einige nicht zwingend empfohlene Elemente aus dem Alltag von Musk gibt (z.B. die Zusammenstellung von Mittag- und Abendessen oder sogar einer kurzen Nacht Schlaf), zeigt dieses Programm, wie Musk seinen Tag im Laufe der Zeit gestaltet.

Auffällig ist auch, dass er seine Tätigkeiten nicht streng definiert, sondern für jeden Aufgabenbereich ein gewisses zeitliches Intervall vorgibt, in dem er sich auf einen Themenbereich konzentriert. Wenn Sie sich beispielsweise schwer an die morgendliche Tätigkeit gewöhnen können, können Sie Ihren KÖrper und Ihren Verstand mit einem gewissen Verfahren darauf einstellen:

Diverse Untersuchungen haben auch ergeben, dass das Menschenhirn am effektivsten funktioniert, wenn es im 90-Minuten-Takt funktioniert und dann fixe Unterbrechungen macht. So orientieren sich z. B. die Schul- und Universitätszeiten an diesen Vorgaben, um das Erlernen für Schüler und Studierende so effizient wie möglich zu gestalten. Die Einhaltung dieser Zeiten und die anschließende Einbeziehung von Unterbrechungen erlaubt es dem Hirn, sich regelmässig zu regenerieren.

Dadurch wird eine nachhaltigere Arbeitsweise und insgesamt ein besseres Ergebnis erzielt. Mit einem voll besetzten Arbeitsplatz und einer Vielzahl von Besprechungen läuft die Zeit ab, während sich die Anforderungen vervielfachen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unterbrechungen versäumt oder ganz abgesagt werden, um die Arbeitsbelastung zu meistern.

Trotzdem sollten um jeden Preis Brüche gemacht und beobachtet werden. Weil sich der Organismus durch gezieltes und getaktetes Unterbrechen bei der Tätigkeit regelmässig erneuern und neue Energien für die kommenden Aufgaben erzeugen kann. Durch das Überspringen von Arbeitspausen arbeiten Sie mehr oder weniger gegen Ihr eigenes Wohlergehen bei der Beschäftigung und schaden Ihrer eigenen gesundheitlichen Situation.

Deshalb ist es unerlässlich, sich in Ruhe zu entspannen und sich daran zu halten, egal welchen Berufs. Wenn es Ihnen Schwierigkeiten bereitet, die Zeit im Auge zu behalten, können Sie z.B. einen Alarmwecker aufstellen. Sinnvoller ist es, Breaks mit fixen rituellen Elementen zu kombinieren: Sie können z.B. eine Tagespause als Fruchtfreizeit einstellen und in Ihren Tagesplan aufnehmen.

Im Spätnachmittag können die Ferien etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen als am Morgen, da die körperliche und geistige Leistungsfähigkeit bereits sehr hoch ist und die Regeneration wichtiger ist als am Morgen. Wichtigster Grund dafür ist jedoch, diese Zeiten und Unterbrechungen ernst zu nimm. Hierzu zählt z.B., dass die Mittagessenspause nicht wegen zu viel Aufwand übersprungen wird.

Die folgenden Richtlinien sollen Ihnen bei der sinnvollen Arbeit mit einer To-Do-Liste behilflich sein und diese speziell für Ihre eigene Leistungsfähigkeit und Effektivität nutzen: Erstellen Sie zu Wochenbeginn eine Kollektion mit allen wesentlichen Tätigkeiten, die Sie unter der gleichen Adresse erledigen oder abschließen möchten. Sie erhalten so einen ersten Eindruck von allen wesentlichen Aufgabenstellungen, mit denen Sie zu tun haben.

Teilen Sie grössere Aufträge in kleine auf: Damit kennen Sie alle wichtigen Prozessschritte für die Bewältigung einer großen Vorgabe. Beschränken Sie Ihre alltägliche To-Do-Liste auf eine realistische Arbeitsbelastung und passen Sie sie an Ihre Energien und verfügbare Zeit an. Abhängig vom Aufgabenumfang und den Arbeitsschritten sollten zwischen 3 (größere Aufgaben) und max. 8 (kleinere Arbeitsschritte) aufgeführt werden.

Es kann auch sinnvoll sein, die Sollarbeitszeit nach jedem einzelnen Schritt in der Klammer zu ergänzen und bei der Arbeit darauf zu achten. Die Strömungslehre ist eine wesentliche Basis zur Steigerung der Arbeitseffizienz: Der Diplompsychologe Mihály Csíkszentmihályi hat festgestellt, dass auch im Berufsleben Zufriedenstellung eine große Bedeutung hat. Dabei wurden neben Künstler, Sportler und Wissenschaftler auch Geschäftsführer wie Anita Roddick, Gründer und langjähriger Geschäftsführer von THE BODY SHOP, oder Ibuka Masaru, Mitbegründerin von Sony, interviewt.

Dies bezieht sich auf einen Punkt, in dem das Zusammenspiel von Challenge und Kompetenz richtig ist, d.h. eine Form von Zonen, in denen man besonders gut voran kommt, weil man sich weder überlastet noch unterschritten vorkommt, d.h. man ist "im Fluss" und kann besonders zielstrebig arbeiten: Wenn Sie z.B. für Ihre Aufgabe zu qualifiziert sind, wird angesichts der zu geringen Anforderungen rasch Langweile aufkommen, Ihre Konzentration wird schwinden und Sie werden sich der Sache weniger bewusst sein.

Wenn die Anforderungen an den Beruf zu groß sind und Sie das Gefuehl haben, dass Sie ihnen nicht gerecht werden, wird sich dies negativ auf Ihre Arbeitsleistung auswirken. Wenn Sie sich in Ihrem Beruf unwohl gefühlt haben, sich aber nicht ganz sicher sind, ob es sich um eine gesündere Form der Überlastung Ihres Körpers handele, finden Sie weitere Auskünfte in unserem Beitrag "Gesunde Überlastung und Arbeitsfreude".

Für ein langfristiges und effizientes Arbeiten ist es daher notwendig, dass Sie Ihren Strömungskanal finden: den Raum, in dem die Anforderungen an Ihren Job und Ihre Fertigkeiten und Fertigkeiten in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie sich ständig über- oder unterschätzt fühlen, kann es Zeit für einen Stellenwechsel sein.

Ein Verfahren, das zum Beispiel beim militärischen Bereich seit langem gebräuchlich ist und sich inzwischen auch in den Führungsebenen großer Unternehmen durchgesetzt hat, ist die Abhaltung von Sitzungen im Stand. Der Vorschlag der Methodik an Ihren Chef oder Kollege ist auf jeden Falle einen Probelauf Wert! Sie haben mit diesen Hinweisen die Möglichkeit, Ihre tägliche Arbeit effektiver zu machen und mehr Freude und Leistungsbereitschaft in Ihrem Beruf zu schaffen.

Damit Sie im BÃ??ro leistungsfÃ?higer werden, kann es auch hilfreich sein, wenn Sie nach Ihrem Biorythmus arbeiten - wie das funktioniert, erfahren Sie in unserem Heft.

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