Elektronische Rechnungsstellung

E-Rechnung

Die Übermittlung elektronischer Rechnungen kann auf verschiedene Weise erfolgen (E-Mail, PDF, Fax, etc.). Häufig gestellte Fragen - Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Invoicing. Vor allem in Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen nimmt die elektronische, automatisierte Rechnungsstellung zu.

Elektro-Rechnungsgesetz " Verein der elektronischen Rechnungen (VeR)

Der European Standard oder CEN Standard besteht aus einem syntaxneutralen semantischen Datenbankmodell für die Kernelemente im Rahmen einer elektrischen Rechnungsstellung und einer Aufstellung der erlaubten Synergien gemäß dem Standardisierungsauftrag. Beide sind für die Vergabebehörden bei der Anwendung der Richtlinie verbindlich. Das bedeutet, dass eine elektronische Rechnungsstellung im Sinn des Standards das erstellte Datenbankmodell darstellen und in einer der erlaubten Ausprägungen übertragen werden muss.

Die öffentlichen Auftraggeber müssen in der Lage sein, alle von der EU festgelegten Ausdrücke zu akzeptieren und zu verarbeit. Semantisches Datenbankmodell und Syntaxliste sind zusammen die European Standard. Bei diesen Kernelementen, die auf dem Semantic Data Model basieren, handelt es sich um die wichtigsten Elemente, die in einer digitalen Eingangsrechnung enthalten sind und für die grenzübergreifende Kompatibilität notwendig sind.

Dazu gehören z.B. der Abrechnungszeitraum, Angaben über den Veräußerer, Käufer, Begünstigten und über den Steuerexperten des Veräußerers, die Bestellnummer, Lieferantendaten etc. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Xinvoice für öffentliche Kunden in Deutschland die Europanorm deutlich widerspiegelt und durch weitere für die Administration wichtige Vorschriften erweitert oder spezifiziert. Darf ich trotzdem ZEUGFeRD für meine Rechnung verwenden?

So genannte Hybridrechnungsformate (Bild- und Datenkomponenten) wie z. B. z. B. ZUGFeRD sind nicht auszuschließen, wenn ein Teil der Rechnung der gesetzlichen Definition nachgeht. Gesetzlich erlaubt sind Fakturaformate, die ausschliesslich aus Strukturdaten und Fakturaformaten besteht, die teils aus einem Strukturformat und teils aus einer Bilddatenbank besteht, unter der Voraussetzung, dass die Spezifikationen für das Fakturadatenmodell (innerhalb der Datenansicht) vollständig eingehalten werden.

Der IT-Planungsrat wird koordiniert bei der Erarbeitung und dem Einsatz von IT-Standards für den Informationsaustausch in der Öffentlichen Verwaltung unterstüzt. Ziel des Kontrollprojektes ist es, die juristische und gestalterische Gestaltung der elektrischen Eingangsrechnung für die Öffentliche Verwaltung in Deutschland zu Ã?bernehmen und die bestehenden CEN-Normen in eine nationale einheitliche Xaccount umzuwandeln.

In der EU-Richtlinie sind die Vergabebehörden nur dazu angehalten, elektronische Eingangsrechnungen im so genannten oberen Bereich der Vergabe zu erhalten und zu verarbeiten. Allerdings ist im Bundesgesetz über die elektronische Rechnung die Einschränkung auf Zuschläge nach oben nicht mehr anwendbar, so dass auch für alle anderen Bestellungen unterhalb eines gewissen Schwellenwerts elektronische Eingangsrechnungen eingehen und bearbeitet werden müssen. Sie geht noch einen weiteren Weg und verlangt - mit wenigen Ausnahmefällen - von der Bundesregierung, ab dem 27. November 2020 elektronische Eingangsrechnungen auszustellen.

Der Zwang zur Ausstellung elektronischer Rechnungen besteht nicht, insbe-sondere wenn es sich um eine so genannte Direktbestellung handele (bis zu einem Bestellwert von 1000 ? ohne Mehrwertsteuer). So muss jedenfalls bei öffentlichen Aufträgen mit Bundesbeteiligung eine elektronische Eingangsrechnung als Verpflichtung versandt, entgegengenommen und bearbeitet werden, wenn der Vertragswert über EUR 1000,- liegt.

Im Falle von Vergabeverfahren unter Mitwirkung von Bundesländern und Gemeinden heißt es im Bundesanzeiger der EU nun, dass die Umsetzungsfrist für die eDirektive der 18. April 2020 ist. Technische Bestandteile sind ein elektronischer Rechnungsstellung, ein digitaler Rechnungsworkflow und ein auditsicheres e-Account. Im Idealfall wird diese Implementierung auch Potentiale bei der Optimalisierung der Interaktion zwischen Beschaffung und Buchhaltung heben.

Zur Unterstützung der Bundesregierung bei der Umrüstung auf die elektronische Rechnungsstellung wird im Zuge der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen eine Plattform für den zentralen Rechnungsempfang aufgebaut, die es den Bundesanstalten ermöglichen wird, den digitalen Rechnungsempfang aufrechtzuerhalten. Die elektronische Rechnungsstellung erschließt ein enormes Einsparpotenzial. Der elektronische Rechnungsversand reduziert den manuellen Aufwand und vermeidet Zeitverluste.

Besteht für Firmen auch in Zukunft eine Informationspflicht, dass sie ihre Rechnung auf elektronischem Wege an den Staat ausstellen? Bis auf wenige Ausnahmefälle verlangt die E-Invoicing-Verordnung ab dem 27. November 2020 die elektronische Rechnungsstellung an den Staat. Der Zwang zur Ausstellung elektronischer Rechnung besteht nicht, insbe-sondere wenn es sich um eine so genannte Direktbestellung handele (bis zu einem Bestellwert von 1000 ? ohne Mehrwertsteuer).

So muss jedenfalls bei Vergaben mit Bundesbeteiligung eine elektronische Eingangsrechnung als Verpflichtung versandt, entgegengenommen und bearbeitet werden, wenn der Vertragswert über EUR 1000,- liegt. Ab dem 27. November 2018 müssen die Bundesoberbehörden in der Schweiz elektronische Eingangsrechnungen entgegennehmen und bearbeiten können. Ab dem 27.11.2019 werden dann alle anderen Bundesauftragnehmer ein Jahr später nachziehen. Alle Rechnungsteller sind ab dem 27.11.2020 dazu angehalten, elektronische Eingangsrechnungen an Bundesauftragnehmer auszustellen (Ausnahmen s. oben).

Bei allen anderen Auftraggebern (Länder, Kommunen) ist zu rechnen, dass die Umsetzungsfrist der EU-Richtlinie vollständig ausgeschöpft wird. Es wird daher erwartet, dass die entsprechenden Rechtsvorschriften bis zum 18. April 2020 (nach dem Gesetzblatt der EU) in kraft tritt.

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