Erp Lastenheft beispiel

Erp-Spezifikationsbeispiel

Schauen wir uns ein Beispiel an: ERP-Spezifikationen für die ERP-Auswahl und ERP-Implementierung Ein zentrales Fundament von ERP-Projekten ist das Pflichtenheft, in dem die Unternehmensanforderungen an das künftige ERP-System ausführlich erörtert werden. Eine detaillierte Anforderungsbeschreibung rechnet sich in allen Projektphasen von ERP-Projekten: ERP-Selektion: Mit einem systemneutralen Pflichtenheft können die Offerten unterschiedlicher Provider in einem detaillierten Funktionsspektrum hinsichtlich des Preises und der Performance sachlich verglichen werden.

ERP-Implementierung: In der ERP-Implementierungsphase stellt das ERP-Anforderungsprofil die solide Basis für Prüfungen und Akzeptanzen dar. Denn es kann rasch und unkompliziert in ein Lastenheft für den ERP-Anbieter umgewandelt werden. Durch das prozessorientierte ERP-Anforderungsprofil werden die Bedarfe komplett erfasst, ausführlich dargestellt und sind letztendlich die Basis für alle weiteren Teilprojekte.

Dadurch wird der interne Arbeitsaufwand reduziert und die Gewissheit der ERP-Auswahl und ERP-Einführung verbessert. Benötigen wir überhaupt eine ERP-Spezifikation? Die Thematik der Vorgaben bei der ERP-Auswahl und ERP-Einführungsprojekten ist seit vielen Jahren umstritten. Manche ERP-Anbieter sind der festen Überzeugung, dass detaillierte ERP-Anforderungsspezifikationen nicht notwendig sind, die Gestaltung zu komplex ist und die projektierten Leistungen in Bezug auf den erforderlichen Implementierungsumfang und die anfallenden Aufwendungen überhöht werden.

Für andere hingegen ist das Pflichtenheft in ERP-Projekten unabdingbar, da die einzelnen Bedürfnisse eines Betriebes an das künftige ERP-System in dem Pflichtenheft ausführlich dargestellt werden, das zum einen für die Lieferantenauswahl und zum anderen als Vertragsbasis unabdingbar ist. Nach Abschluss der ERP-Verträge erkennt die Auftraggeberseite schnell, dass der ERP-Anbieter aufgrund des wartungsintensiven Charakter der zu liefernden ERP-Software kein gewöhnlicher Anbieter ist - spätestens dann, wenn im ERP-Projekt der Point of No Return überschritten ist und dies früher als von den Anwenderfirmen erwartet kommt.

Wie lautet ein Pflichtenheft? Das Lastenheft nach DIN bezeichnet die "Gesamtheit der vom Kunden festgelegten Anforderungen an die Lieferung und Leistung eines Auftraggebers im Rahmen eines Auftrags" (DIN 69901-5: Project Management - Project Management Systems (Teil 5: Terms), 2009). Dieser Begriff ist sehr weit gefaßt und bezeichnet nahezu alle wichtigen Vertragsinhalte eines ERP-Einführungsprojektes, Softwarevertrages, Servicevertrag und Wartungsvertrag.

Bei ERP-Einführungsprojekten wird der Terminus Pflichtenheft genauer definiert, oft unter Einbeziehung der Performance-Merkmale des ERP-Systems, die ein Applikationsunternehmen braucht, um seine künftigen Unternehmensprozesse mit ERP-Systemunterstützung ausführen zu können. ERP-Projekte gehen oft so vor, dass das Nutzerunternehmen seine Zielgeschäftsprozesse darstellt oder die innerhalb der Bausteine zu erfüllenden Grundfunktionen auf der Grundlage der Bausteinliste des ERP-Anbieters ermittelt werden.

Hier ein kleines Beispiel: Ein Benutzerunternehmen hat seine ERPAnforderungen für die Fremdverarbeitung (verlängerte Werkbank) aus prozessualer Sicht (Aktivitätssicht) sehr gut beschrieben: Oftmals stehen diese Aspekte in engem Zusammenhang mit ERP-Funktionen, wie z.B. den folgenden Anforderungen: Streng genommen übergibt der ERP-Anbieter nicht den Prozeß, sondern stellt System-Funktionen zur Verfügung, um den Prozeß durchzuführen.

Lediglich eine solche detaillierte Spezifikation bezeichnet den Umfang der zu erbringenden Leistungen mit ausreichender Genauigkeit. Angesichts des breiten Funktionsumfangs heutiger ERP-Systeme stellt sich in diesem Kontext die Fragestellung, wie viel Zeit und Mühe die Erstellung eines Pflichtenheftes erfordert. Vordefinierte Referenzanforderungen, garantiert Vollzähligkeit und Konsistenz im Detailgrad in allen ERP-Fachbereichen - mit berechtigtem Arbeitsaufwand, individueller Nachrüstmöglichkeit an jedem Punkt der Anforderungsspezifikation zur Dokumentation der individuellen Unternehmensbedürfnisse, die Gliederung der MQ-Anforderung ist Prozess orientiert, da diese die Primärsicht des ERP-Benutzers repräsentiert, bei jeder Funktionalität wird angezeigt, ob sie bereits ausgeliefert und live implementiert sein muss (Level 1) oder in einer neueren Implementierungsebene (Level 2).

Diese Grundsätze verdeutlichen die im folgenden Abschnitt dargestellten Ausschnitte aus der verfahrensorientierten MQ-Referenzspezifikation für den Wareneingang. Zur Veranschaulichung werden diese Grundsätze verwendet. Bevor diese Fragestellung beantwortet wird, sollte zunächst der Aufbau der verfahrensorientierten MQ-Spezifikation mit ihren vier Stufen erklärt werden. Stufe 2 sind die (Teil-)Prozesse (MQ-Prozesse) (siehe Abb. 2 für ein Beispiel der drei (Teil-)Prozesse des Hauptvorgangs "Wareneingang").

Abb. 2 Die Q-Prozesse des Q-Hauptprozesses "Wareneingang" Stufe 3 sind die Verfahrensschritte (siehe Abb. 3 für ein Beispiel der Verfahrensschritte des Q-Prozesses "Wareneingangsverarbeitung"). Abb. 3: Die Verfahrensschritte des MQ-Prozesses " Wareneingangsbearbeitung " Stufe 5 sind die ERP-Funktionsanforderungen (siehe Abb. 4). In Summe enthält das MQ Reference Specification Book fast 4.800 Forderungen. Eine auf dieser Grundlage erstellte Anforderungsspezifikation für einen typischen Anwendungsbetrieb enthält ca. 50-60% davon.

Abbildung 4: Die 4 Stufen der MQ-Spezifikation am Beispiel des Hauptprozesses "Wareneingang" Die prozessorientierte Gliederung der MQ-Spezifikation gewährleistet eine ganzheitliche Sicht auf die Gesichtspunkte der Abläufe und Funktionalitäten und erleichtert somit das ganzheitliche Verständnis dieser vielschichtigen Sachverhalte, vor allem auf der ERP-Anwenderseite. Damit sind das Vorgehensmodell und das MQ-Anforderungsprofil struktursynchron, das Anforderungsprofil erweitert die Sicht auf Stufe 4 um die ERP-Funktionalitäten und das Vorgehensmodell erweitert die Sicht um den Gesichtspunkt des ausführenden Unternehmens und der Prozessketten.

¿Wie kommt man von den Spezifikationen zu den Spezifikationen? Nach DIN 69901-5 enthält das Lastenheft die "vom Bauherrn auf der Grundlage der vom Kunden festgelegten Vorgaben entwickelten Ausführungsvorgaben". Weil die MQ-Spezifikation bereits die Vorgaben aus Sicht des Kunden (ERP-Anwendungsunternehmen) bis hinunter auf die Stufe der ERP-Funktionsanforderungen festlegt, kann der Bauunternehmer (ERP-Anbieter) seine Verwirklichung der kundenseitigen Vorgaben unmittelbar in dieser Konstruktion nachweisen.

Die ERP-Anbieterin gibt an, ob sie die Anforderungen im Norm, durch eine externe Software, durch eine Ergänzung oder gar nicht decken kann. Bei Verlängerungen sollte der ERP-Anbieter auch den Arbeitsaufwand für die Verlängerungen in persönlichen Tagen vorgeben. Damit kann dieser Vorgang von der Anforderungsspezifikation bis zur Anforderungsspezifikation ohne strukturelle Diskontinuität zwischen Anforderungsspezifikation und Anforderungsspezifikation durchgeführt werden und reduziert so eine andere Interpretation des Leistungsumfangs, den der Bauherr und der Auftragnehmer zu erbringen haben.

Die von den ERP-Anbietern im Zuge der ERP-Auswahlphase "Preisanfrage" erstellte Anforderungsspezifikation (=Funktionsspezifikation) ist die Grundvoraussetzung für den strukturellen und detailgetreuen Funktionsvergleich der ERP-Anbieter (siehe Abb. 5) und basiert auf diesem. Im Endstadium der ERP-Auswahl ist das auf der Grundlage der verfahrensorientierten MQ-Referenzspezifikation erstellte Lastenheft eine unabdingbare vertragliche Voraussetzung.

Der ERP-Anbieter wird diese erste Version nach Vertragsabschluss mit weiteren Einzelheiten zur Umsetzung mit seinem ERP-System im Zuge der Detailkonzeptionsphase (auch Blueprint oder ähnliches genannt) vervollständigen, so dass am Ende dieser Projektphase die endgültige Anforderungsbeschreibung liegt. Nach der Implementierungsphase ist dieses Lastenheft die Grundlage für die Modul- und Integrationsprüfungen und nicht zuletzt erfolgt die Akzeptanz der Dienste auf der Grundlage des Lastenheftes.

Liegt das Anforderungsprofil das einzige Resultat der Analyse in einem ERPSystem vor? Prozessverbesserungspotenziale (Beispiel: "Abwicklung des Outsourcing in Zukunft nicht mehr mit MS Word, sondern im ERP-System"), in der Regel sind ca. 120 bis 300 Potentiale in einem Teilprojekt. Zielprozesse (Beispiel: Verfahrensbeschreibung des künftigen Outsourcing-Prozesses, Beschreibung, wer was tut, in welcher Reihenfolge.).

Funktionen/Merkmale des ERP-Systems (Beispiel: "Übersicht der beauftragten externen Dienstleistungen in Bearbeitung mit Anzeige der Beistellteile"), sind in einem einzigen Beispiel ca. 2.500 ERP-Funktionen/Merkmale aus dem MQ-Referenzspektrum von Bedeutung. Liegt die Spezifikation als alleinige Basis für die ERP-Auswahl vor? Dabei ist die Funktionsfähigkeit der ERP-Anbieter ein wesentliches Auswahlkriterium im Warenwirtschaftsprozess. Das MQ Lastenheft macht die fachliche Leistung der ERP-Anbieter, die das Pflichtenheft im Zuge der Preisabfrage erstellt haben, völlig nachvollziehbar ("Abbildung 5").

Aufgrund der Vielschichtigkeit des ERP-Themas ist ein ausführliches Lastenheft für die ERP-Auswahl unverzichtbar, denn nur auf dieser Grundlage können die ERSProvider im Detail und nur auf der Grundlage eines ausführlichen Pflichtenheftes ist ein aussagekräftiger Preisvergleich der ERP-Provider möglich. Andererseits sind die vom Dienstleister erstellten Spezifikationen als erste Spezifikation ein unverzichtbarer Bestandteil des Vertrages.

Kundenkommentare: "Heute sind wir erfreut, eine Spezifikation zu haben, die in Bezug auf den Detailgrad sehr detailliert ist. Das spart uns Kosten und erleichtert die Gespräche mit dem Warenwirtschaftsdienstleister.

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