Inventurdurchführung

Bestandsführung

Nach der Durchführung der Inventur legt der Verantwortliche die Dokumente ordnungsgemäß und vollständig ab. Bestandsaufnahme, Bestandsführung, Buchhaltung, Inventur, Inventur, Saldenmitteilung an die Bank etc. jetzt perfektes Lernen im Online-Kurs Buchhaltung lernen! Wir übernehmen als Inventardienstleister die komplette Inventarisierung in Ihrem Auftrag, egal in welcher Branche.

Inventar isierung - Art, Umsetzung, Fallen

Der Ausdruck "Inventar" - was ist das? Inventar - mit diesem Terminus sind viele Unternehmer in der Zukunft bereits bleich geworden. Häufig auftretende Fragestellungen im Rahmen der Inventur: Wie sieht die Bestandsaufnahme aus und wer muss sie durchführen? Was für eine Art von Inventar gibt es? Inwiefern funktioniert ein "gutes" Inventar?

Muss die Lagerhaltung immer nervtötend sein, denn dann kommt das schlechte Aufwachen in Bezug auf Soll- und Ist-Zahlen? Zunächst sollte jedoch klargestellt werden, was mit dem Terminus Inventar gemeint ist. Bei der Bestandsaufnahme denkt man an Schulkinder und Studierende, die später in den Lebensmittelgeschäften waren. Die Begriffsinventur deckt jedoch viel mehr Anwendungsgebiete ab, als nur die Zählung von physischen Produkten.

Deshalb wird hier ein erster Ansatz für die Inventarisierung verfolgt. Inventar: .... ist die physische oder buchhalterische Erfassung aller Vermögenswerte und Verbindlichkeiten eines Unternehmen, die in der Konzernbilanz erfasst werden müssen oder können. Es ist jedoch nicht hilfreich zu begreifen, warum eine solche Erfassung erforderlich ist. Zweck der Lagerhaltung ist es, den tatsächlichen Warenbestand oder die Geldmittel zu ermitteln.

Von wem muss/sollte eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden? Beantwortet würde diese Fragestellung natürlich jeder geschäftsführende Gesellschafter oder Eigentümer eines Handwerksunternehmens gern mit ?den eigenen Mitarbeitern soll die Bestandsaufnahme durchgeführt werden? Die Personen, die die Bestandsaufnahme vornehmen, sollten so wenig wie möglich mit dem Betrieb selbst zu tun haben. Es geht also darum, das Inventar so zu konzipieren, dass ein Messgerät, ein Schreiber und ein Controller im Zusammenspiel im Zusammenspiel arbeiten.

Zur Vermeidung von Missbrauch sollte kein Lager- oder Buchhaltungspersonal bei der Inventarisierung mitwirken. Sie haben jedoch die Option, eine Bestandsaufnahme sowohl innerbetrieblich als auch äußerlich durchzufuehren. Zusammen mit einem hauseigenen Kollegen können sie die Messwerte zählen und erfassen. Ein Buchhaltungsmitarbeiter kann dann die Bestandswerte in das Warensystem einlesen oder anschließend auf das kurzfristige Vermögen buchen.

Was für eine Art von Inventar gibt es? Der Bestand an Anlagevermögen kann in 3 große Teile aufgeteilt werden: Die Bestände ermöglichen es Ihnen, Leistungen zu antizipieren, die sonst am Ende des Geschäftsjahrs anfallen würden. Nach betriebswirtschaftlicher Betrachtung stellen sich die kurzfristigen Vermögenswerte auf der Aktivseite in der Regel wie folgt dar: Denn nur so kann Ihre Konzernbilanz am Ende des Berichtsjahres ein gutes Bild abgeben.

Außerdem sollten Sie mit den Formularen Stichtagsinventar und Permanenterfassung vertraut sein. Beim Stichtagsinventar wird in der Regel ein Tag vor dem Ende des Jahres oder zu Beginn des Jahres definiert, an dem die Bestandsaufnahme erfolgen soll. Das ständige Inventar wird, wie der Titel schon sagt, kontinuierlich geführt. Entscheidender Pluspunkt des Permanentinventars ist die Reduzierung des Zählaufwands (da er auf den tiefsten Lagerbestand angerechnet wird).

Es ist auch gut, dass der Bestand nicht innerhalb eines kurzen Zeitraums erfasst werden kann. Vielmehr kann sie ganzjährig eingeplant und durchlaufen werden. Differenzen werden beim Permanentinventar in der Regel rascher festgestellt als beim Stichtagsinventar: Es kann ein Entnahmeschein eingepflegt werden, der seinerseits in einer korrespondierenden Periode durch die Finanzbuchhaltung in der Konzernbilanz umgerechnet wird.

Praktisch findet eine ständige Bestandsaufnahme in der Regel so statt, dass z.B. bei der Lieferung von neuen Waren an das Warenlager die Lagerleitung ein Materialeingangsformular füllt und dieses sofort an die Finanzbuchhaltung weiterleitet. Es gibt keine Verwunderung über den Bestand des Lagers aufgrund einer Stichtagsbestandsführung am Stichtag mit dem Permanent-Bestand. Der Stichtagsinventar wird einmal jährlich ausgeführt und hat daher folgende Vorteile:

Eine ständige Bestandsaufnahme erfolgt immer und hat folgende Vorteile: Abweichungen vom Betriebsablauf können durch eine vernünftige Einplanung zu den veränderlichen Untersuchungsterminen verhindert werden; sie werden bei sehr geringen Beständen mitgerechnet. Daraus folgt die Faustregel: "Je grösser das Untenehmen, umso lohnender ist eine ständige Bestandsaufnahme, um bleibende Beeinträchtigungen der meist komplizierten Unternehmensprozesse zu vermeiden!

"Gelegentlich wird der Terminus "Kurzzeitinventur" irrtümlich als Subtyp des Terminus Inventory oder gar als etwas ganz anderes interpretiert. Danach sollte der Zeitpunkt, in dem die Bestandsaufnahme erfolgt, unmittelbar vor oder nach dem Stichtag sein. Durch den Stichtagsbestand soll eine größtmögliche Effektivität der Bestandsführung sichergestellt werden, so dass der Inventurvorgang innerhalb weniger Tage durchgeführt werden kann.

Dazu wird jedoch in der Regel die tatsächliche Fertigung stillgelegt, so dass alle Beschäftigten in den Bestandsteams die Bestandsaufnahme vornehmen sollen, die ihrerseits ( "siehe oben") manuell oder mit Barcode durchgeführt werden kann. Schließlich können Sie mit der echtzeitigen stichtagsbezogenen Bestandsaufnahme die Bilanzierung für das entsprechende Geschäftsjahr anhand der exakten Positionen vorlegen. Für die Inventarisierung wird der in der Regel recht hohe Aufwand aufgewendet.

Nichtsdestotrotz kann eine solche Bestandsaufnahme zum Jahresende verhältnismäßig gut durchgeführt werden, da dort in der Regel die Arbeitsproduktivität beeinträchtigt wird, z.B. weil die alten Bestellungen ausgehen und damit Platz und Zeit für die Durchführung einer Bestandsaufnahme geschaffen werden. Schauen wir uns jedoch das bereits erwähnte Größenproblem an: Je grösser Ihr Betrieb ist, umso geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine vollständige Umfrage ohne nennenswerte Betriebsunterbrechung durchführbar sind.

Natürlich ist es auch ausschlaggebend, ob bei der Wahl der Stichprobenverfahren eine signifikante Kostendifferenz und/oder Bilanzdifferenz vorliegt. Wenn die zu untersuchenden Objekte von erheblichem wirtschaftlichem Wert sind, sollten bei einer vollständigen Inspektion keine zusätzlichen Aufwendungen oder Aufwendungen anfallen. Sie können die Wertangaben aktualisieren, wenn Sie nicht notwendigerweise eine körperliche Bestandsaufnahme machen müssen.

Wenn Sie z.B. in der Regel eine permanente Inventuren durchführen und ein Inventurdatum weglassen wollen, können Sie eine Aktualisierung der Wertangaben nutzen. Selbstverständlich ist dieser Arbeitsschritt nur möglich, wenn das Recht nicht einmal eine Inventarisierung vorschreibt. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass spätestens alle 3 Jahre eine physische Erfassung durchgeführt werden muss, so dass eine Aktualisierung der Messwerte nicht möglich ist.

Diese Situation ist nicht schlecht, wenn es sich nicht um besonders teure Bestände auswirkt. Erfahrungsgemäß ist es in der Regel möglich, eine wesentlich verlässlichere und realistischere Vorhersage zu machen! Inventarisierung - was ist der Preis? Es gibt, wie bereits im vorhergehenden Abschnitt erwähnt, neben dem Bestand auch den Bestand.

Die Bestandsaufnahme ergibt den aufgelisteten Bestand. Ein Teil des Inventars: Das in der Konzernbilanz ausgewiesene Vermögen gliedert sich in Anlage- und Umlaufvermögen. Für die Bilanzierung von Vermögenswerten wird auf die folgenden Positionen zurückgegriffen. Die Liquidierbarkeit des Anlagevermögens ist im Verhältnis zum kurzfristigen Vermögen höher. Die (!) zum Bestand gehörenden Forderungen werden dann von der Gesamtsumme dieser beiden Anlagenbereiche abgesetzt. Daraus kann das Nettovermögen berechnet werden, das zugleich das Grundkapital darstellt:

Hier ist eine kleine Liste der Vermögenswerte: Die Schulden eines Betriebes sind im Gegensatz dazu: Der Ausdruck "beweglicher Bestand" kommt oft vor, kann aber falsch verstanden werden. Wie der Ausdruck vielleicht schon andeutet, ist es nicht möglich, ein Inventar so leicht zu bewegen. Es ist, wie bereits erwähnt, erforderlich, dass die physische Bestandsaufnahme in Gestalt einer Bestandsaufnahme längstens nach 3 Jahren durchgeführt wird.

Im Einzelfall ist es jedoch möglich, das Bestandsverzeichnis im Zuge des Bestandsvereinfachungsverfahrens nach 241 Abs. 3 HGB und R. 3 Abs. 1 Slg. 3 HGB zu verschieben. Die Gesetzgeberin fasst zusammen: ".... Vermögenswerte müssen für das Ende eines Geschäftsjahres nicht in das Bestandsverzeichnis aufgenommen werden, wenn auf der Grundlage des Sonderbestands durch ein Aktualisierungs- oder Rückrechnungsverfahren nach den Prinzipien der ordnungsgemäßen Rechnungslegung sichergestellt wird, dass der am Ende des Geschäftsjahres bestehende Bestandsbestand für diesen Zeitraum angemessen geschätzt werden kann.

"So erlaubt Ihnen der Legislativrat, eine aufgeschobene Bestandsaufnahme vorzunehmen, wenn: Diese Form der Bestandsaufnahme es Ihnen ermöglicht, die Bestandsaufnahme in einem Zeitraum von 5 Monaten zu vortragen oder nachholen. Dies ist möglich, wenn die Bestandsführung aufgrund großer Lagerbestände am Stichtag nicht möglich ist oder wenn die Voraussetzungen für eine permanente Bestandsführung nicht gegeben sind.

Anschließend kann die Bestandsaufnahme innerhalb der letzen drei Monaten vor oder innerhalb der nächsten zwei Monaten nach Ablauf der Frist erfolgen. Die kleine, aber feinfühlige Differenz besteht in der Abzug der Zu- oder Abgänge zum Lager. Der Vorteil des Umzugsbestands besteht darin, dass in jahreszeitlichen Spitzenzeiten ein höherer Aufwand an Arbeit erspart wird.

Treten dann Bestandsdifferenzen auf, können diese im vorhergehenden Bestand in einem grösseren Zeitraum genauer nachvollzogen werden. ¿Wie funktioniert die Inventarisierung? Sie haben nun einen klaren Übersicht über alle Bestandsarten und die Bestandspositionen. Aber was Sie sicher wissen wollen, ist, wie Sie eine Bestandsaufnahme am besten durchführen können.

Danach folgt eine Erläuterung der Umsetzung und der Ergebnisse des Inventarisierungsprozesses. Für eine reibungslose Bestandsführung sind eine gute Vorplanung und eine angemessene Vorlaufzeit unabdingbar. Für permanente Bestände ist es am besten, die Daten auf den Jahresbeginn festzulegen. Gute Planungen lassen sich in einige wenige Grundkomponenten unterteilen:

Diese 4 W Fragen können verwendet werden, um die Disposition einer Bestandsaufnahme zu gestalten. Dies spart Zeit und Kosten im Inventurprozess, da kleinere Produktmengen gezählt werden müssen. Dadurch beeinträchtigt das Inventar die Arbeiten so wenig wie möglich. Im Idealfall kann Ihnen ein externes Untenehmen eine exakte Prognose darüber liefern, wie lange eine Bestandsaufnahme in Anspruch nehmen würde.

Hier stellt sich die Fragestellung, ob mit der Durchführung ein auf Lagerbestände spezialisiertes Fremdfirmenunternehmen beauftrag werden soll. Wenn Zeit eine etwas geringere Bedeutung hat, kann man aber auch selbst eine Bestandsaufnahme mit speziell beschafften Mitarbeitern einplanen. Bei kleineren mittelständischen Betrieben ist es jedoch ratsam, ein Fremdfirma zu beauftragen, denn der Bürokratieaufwand bei der Organisation einer eigenen Bestandsaufnahme ist relativ hoch.

Am unangenehmsten ist wohl diejenige, die Sie sich nach der Durchführung der Bestandsaufnahme stellen müssen, wie Sie mit Unter- oder Überschüssen umgehen sollen.

Gemäß 240 Abs. 3 HGB können Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe mit einer konstanten Anzahl und einem konstanten Betrag angegeben werden, wenn: die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe regelmässig ausgetauscht werden, der Gesamtbetrag für das unbedeutende Unternehmertum von untergeordneter Wichtigkeit ist, alle 3 Jahre eine Stichtagsinventur vorgenommen wird. Darüber hinaus sind alle Positionen einzeln und sorgfältig zu bewerten, so dass die vorhersehbaren Risken und Schäden bereits in der Konzernbilanz erfasst werden.

Daher darf die Konzernbilanz nicht durch geänderte oder veruntreute Informationen beeinflußt werden! Danach sind am Bilanzstichtag absehbare Risken oder Schäden in der Konzernbilanz zu realisieren. Dementsprechend dürfen Vermögenswerte in der Konzernbilanz nur zu Anschaffungs- (AC) oder Herstellkosten (COG) angesetzt werden.

Dies betrifft nicht die Vermögenswerte in der Konzernbilanz. Prinzipiell sind Sie dazu angehalten, bei einer Bestandsaufnahme eindeutige, wahrheitsgemäße und verständliche Wertangaben zu machen. Dies liegt daran, dass diese Lagerwerte in der Konzernbilanz ausgewiesen werden. Wenn Sie also lange im Voraus für eine Bestandsaufnahme und in der Buchhaltung arbeiten, die Betriebsprüfer und Sie haben es danach leichter.

Es kann nicht alles in puncto Bilanzierung und Inventarisierung verstanden und geregelt werden. Heutzutage gibt es zahllose Gelegenheiten, eine Bestandsaufnahme mit kleinen digitalen Werkzeugen vorzunehmen. Die Aufwände für die Erzeugung von Strichcodes werden im laufenden Ein- und Auslagerungsbetrieb (Kommissionierung) sowie in der Zeitersparnis für die Bestandsführung vergleichsweise rasch verhältnismäßig gering gehalten.

Für die Bestandsaufnahme wäre es dann eine einfache Aufgabe, die Einzelprodukte mit einem Barcodescanner zu scannen und die Stückzahlen dafür zu dokumentieren. Im Falle größerer Inventare kann sich eine große Zahl von Zählerlisten summieren, die dann aufgrund ihrer Quantität eine lange Bearbeitungszeit haben. Gerade aus diesem Grunde ist es ratsam, die Zahl der kleinen Teile anhand einer Bestandsskala zu ermitteln.

Wenn Sie sehr präzise Messwerte haben wollen, können Sie auch eine Probe mit einer Zahl von z.B. 25 aus 1000 zeichnen (nicht weniger, weil dies den Messwert verzerrt) (hier findest du einen Hintergundartikel über die Hypothese). Modernste Inventarwaagen entlasten Sie von dieser Aufgabe und weisen Ihnen unmittelbar die genauen Mengen der zu erfassende Ware aus.

Im Geschäftsleben ist es von Bedeutung, die für die Bestandsaufnahme anzuwendende Methodik vor Aufnahme der Geschäftsaktivitäten für die zukünftige Entwicklung zu erwägen. Für einen handwerklichen Betrieb, der mit mehreren Arbeitsstätten für die Mitarbeiter tätig ist, ist eine ganz spezielle Ausführung des Permanentinventars besonders geeignet. Hier ist das 5S-System viel leistungsfähiger (Sie werden auch einen Beitrag mit detaillierteren Angaben zu unserem Unternehmen finden), der die Arbeitsorganisation umdefiniert und mit der Permanenzbestimmung kombiniert.

Querdenken und neue Lösungsansätze gehen, auch bei vermeintlich alternativen Verfahren wie z.B. Warenbestand!

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