It Dokumentation beispiel

Beispiel für eine it-Dokumentation

Eine Fallstudie finden Sie im Whitepaper. Mit der Beispielbibliothek wird die "Nutzung" recht schnell deutlich. Worauf Sie bei der EinfÃ??hrung der IT-Dokumentation achten sollten

Das Einführen von IT-Dokumentation kann für den Administrator eine große Herausforderung darstellen, insbesondere wenn er von anderen Bereichen des Unternehmens profitiert. Deshalb schrecken viele vor dem ersten Arbeitsschritt zurück und verschieben die Markteinführung des neuen Werkzeugs. Dies können z.B. ein Zimmer in einem Datenzentrum, Client-Systeme oder eine Virtuisierungsumgebung sein. So sammeln Sie erste Erfahrung mit dem Themenbereich und lernen die neue Technologie kennen.

Dabei geht es unter anderem darum, wie man eine CMDB Schritt für Schritt einrichtet. In den meisten IT-Abteilungen wird die IT-Dokumentation bereits betrieben, allerdings oft in Gestalt einer mehr oder weniger gut gewarteten Excel-Tabelle. Es gibt oft andere Programme, die zu diesem Zweck Informationen bereitstellen. So kann z.B. der zentrale Datenserver eines Antivirenprogramms verwendet werden, um einfach auf eine Auflistung aller Endgeräte zuzugreifen, auf denen die Anwendung läuft.

Neben einer Auflistung aller beobachteten Vorrichtungen enthält das Überwachen oft auch Angaben über die verwendete Applikation oder Netzinformationen. Nahezu alle wichtigen Daten über die Virtual Machines können ohne Probleme gelesen werden. Die Daten können aus den Anlagen als CSV-Datei exportiert und in den meisten Dokumentationswerkzeugen verwendet werden. Vor diesen beiden Schritten ist es nicht ratsam, andere Bereiche im Konzern einzubeziehen, wie z.B. das Rechnungswesen oder das Strategiemanagement.

Besser ist es, zuerst ein Gespür für das Themengebiet und die erforderliche Funktionalität der Anwendung zu haben. So können die anderen Themenbereiche vom vorhandenen Wissen der IT-Abteilung partizipieren und ihre Einfälle einbringen. So kann das Rechnungswesen beispielsweise in einer CMDB Auftragsinformationen zu Einkaufs- und Wartungsverträgen speichern, um sie rascher verfügbar zu machen und mit Kolleginnen und Kollegen in anderen Fachbereichen zu kommunizieren.

Auf diese Weise können Sie Anfragen zu Vertrags- und Einkaufsdetails erheblich einsparen. Hier beginnen Executives wie Abteilungs- oder Abteilungsleiter oft mit der Dokumentation oder Gestaltung von IT-Services, um einen besseren Überblick über die IT-Landschaft zu erhalten oder einen Servicekatalog zu erstellen. der Service wird durch die Dokumentation oder Gestaltung von IT-Services unterstützt. Inventarlisten dienen dazu, im Datenzentrum zu überprüfen, ob alle Vorrichtungen vorhanden sind und wo sie in der Dokumentation erfasst sind.

Häufig wird mit der Implementierung von CMDB-Software der Grundstein für ein erfolgreiches Bestehen im Betrieb gelegt. Dies kann völlig neue Perspektiven erschließen, wie z.B. das Aufbrechen alter Denk- und Prozessstrukturen und die Überprüfung ihrer Notwendigkeiten. Bestehende Verfahren zur Wartung der IT-Dokumentation sollten auf den Prüfstand gestellt werden. Der Grund dafür ist, dass sie bei der Vorstellung der neuen Systemlösung sowieso anzupassen sind.

Dies erhöht die Attraktivität des neuen Werkzeugs und der geänderten Abläufe und gewährleistet zudem wertvolle Rückmeldungen von Kolleginnen und Kollegen, mit denen die Daten tagtäglich zu tun haben. Auf dem Weg zur IT-Dokumentation ist es daher unerlässlich, die Daten zu ermitteln, die Sie nicht erfasst haben wollen. Für die Definition der relevanten Rubriken und Merkmale sollten Sie sich vorher mit den zuständigen Stellen abstimmen.

Denn nur die Mitarbeiter, die den ganzen Tag mit den Erkenntnissen auseinandersetzen, können beurteilen, welche Angaben für sie von Bedeutung sind und auf welche verzichtet werden kann. Gerade die ersten paar Monate sind bei der IT-Dokumentation umständlich. Viele Gegenwinde von Kolleginnen und Kollegen können als Projektmanager gegen Sie wehen: Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern die daraus resultierenden Synergieeffekte zwischen den Fachabteilungen und/oder den Einzelnutzer.

Beispielsweise ist es nur möglich, Druckern mit Instandhaltungsverträgen mit einem Bestand eine Anbindung zu ermöglichen. Obwohl die Daten über das Produkt von der IT verwaltet werden, ist die Buchhaltungsabteilung für die Vertragsdaten verantwortlich. Der Administrator kann in der Dokumentation sehen, ob es noch einen gültige Wartungsvereinbarung für den Printer gibt und kann sich bei Bedarf im Bedarfsfall selbst an den Kundendienst wenden.

So muss er nicht erst seine Buchhaltungskollegen ansprechen, was Zeit und Mühe auf beiden Parteien erspart. Eine weitere Beispiel für Synergieeffekte ist die Abwicklung von Problemkarten. Es wird nach Fehlern durchsucht, die nicht exakt einem einzelnen Bediener oder einer einzelnen Anwendung zuordenbar sind. Betonen Sie die Lösungsvorteile gegenüber Ihren Kollegen: Was ist der nächste Schritt?

Nach erfolgreicher Einführung der IT-Dokumentation können deren Nutzung und Vorteile weiter optimiert werden. Auf diese Weise können Sie die Bestandsführung mit einem Fahrscheinsystem verknüpfen, um die in einem Fahrschein enthaltenen Daten unmittelbar verfügbar zu haben und so rascher handeln zu können. Sie können die Information auch mit dem Monitoring-System lesen, so dass Sie nicht jeden einzelnen Gastgeber und Dienst, der von Hand überwacht werden soll, erstellen müssen.

Die IT-Dokumentation kann der Eckpfeiler für ISO-Zertifizierungen wie ISO 27001 oder 9001 sein. Sie können ausgelesen und mit den passenden Werkzeugen angereichert werden. Darüber hinaus ist die CMDB ideal für die Erstellung von Dokumentation wie Notfall- und Neustartplänen. Nicht zuletzt eröffnet eine gut gepflegte CMDB auch im Automatisierungsbereich neue Einsatzmöglichkeiten.

So stellen beispielsweise kleine Skripte sicher, dass bereits in der CMDB erstellte Virtual Machines automatisiert in der virtuellen Umgebung bereitgestellt werden. Die Einführung der IT-Dokumentation ist daher aus vielen Gesichtspunkten sinnvoll. Sie profitieren neben einer zentralisierten Datenbank mit all ihren Vorzügen von mehr Offenheit, weniger Aufwand und schlanken Abläufen zwischen den Abteilen.

Darüber hinaus gibt es für die Information über die IT-Dokumentation hinaus eine Vielzahl von Anwendungsszenarien, die den Aufwand für die Implementierung ausgleichen. Welche Anforderungen haben Firmen bei der Implementierung von ISO 27001?

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