It Dokumentation Wiki

Es-Dokumentation Wiki

Hallo, in unserer Firma wurde das Thema Dokumentation bisher sehr stiefmütterlich behandelt, weil vor mir kein Platz so sic war. Eines davon ist der Einsatz der Wiki-Software für die IT-Dokumentation. Die Wikis sind wie Sand am Meer. Das DokuWiki gibt es erst seit knapp zwei Monaten.

Vermeidung von Unordnung in der IT-Abteilung: Drei Schritte zur optimalen IT-Dokumentation

Ein bedeutendes Themenfeld in der IT-Administration wurde an vielen Stellen ohne Grund ungenutzt gelassen - die operative Fachdokumentation der IT, kurz UM. Manuela Reiss, Verfasserin des "IT Documentation Practice Book" und Dokumentations-Expertin, sagt dazu: "Permanente und tägliche neue Gefahren für die IT-Sicherheit, Effizienzdruck, immer dringendere Vorgaben für Compliance-Vorschriften, Vorgaben aus dem neuen IT-Sicherheitsgesetz und knappe Haushaltskalkulationen zwingen uns zum Handeln. In diesem Sinne ist es wichtig, dass wir uns an die Arbeit machen.

"Die Aussagekraft und die zunehmende Bedeutung einer modernen IT-Dokumentation steht für nahezu alle IT-Abteilungen außer Zweifel, aber die meisten Firmen haben keine praktikable Implementierung. Fangen wir mit einer angeblich banal anmutenden Begriffsbestimmung an: Was ist mit "Dokumentation" im Allgemeinen und "IT-Dokumentation" im Besonderen gemeint? Nur wenn Ort, Typ, Form und Inhalte der Einzelwerke bekannt, verfügbar und abrufbar sind, entstehen nutzbare Erkenntnisse.

Dies ist das Wesentliche der Dokumentation. Die Bezeichnung "IT-Dokumentation" wird dagegen von den Märkten und Massenmedien, d.h. Software-Lösungsanbietern, Beratungsfirmen oder Fachjournalisten, oft sehr variabel eingesetzt. Beispielsweise werden Bestands- oder Discovery-Lösungen manchmal ohne Überlegung um das Prädikat "IT-Dokumentation" ergänzt, obwohl sie in der Praxis meist nur eine von zwei Informationsebenen bieten, die zur Usability anregen.

Somit können die Strukturinformationen einer IT-Umgebung (Geräte oder Anlagen und deren technischen Eigenschaften) durch Inventarisierungs- oder Discovery-Programme bereitgestellt werden. Auf dieser Basis können wir nun die Kernfragen bei der Implementierung einer gelungenen IT-Dokumentation angehen. Letztendlich gibt es drei Aspekte, die bei einer stets aktuellen IT-Dokumentation berücksichtigt werden müssen.

Fangen wir mit dem Unfangenehmen an: Auch die Dokumentation muss erfasst werden. Sie ist in schriftlicher Form festgelegt, für alle Parteien sichtbar und wird als " die " Fachbibel " für den Einsatz des Themas IT-Dokumentation im eigenen Hause angesehen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die aufwendigste Form der Arbeiten die Form des "Was zu Dokumentation ist" ist, die teilweise die Beantwortung weiterer Fragestellungen vorgibt.

Dabei ist die in fast allen Umfeldern vorhandene Inseledokumentation wie z. B. Bedienerlisten oder IP-Adresslisten mit spezifischen Informationsinhalten ein guter Bezugspunkt für die Entwicklung der allgemeinen Dokumentationslandschaft. Darüber hinaus können Vorgaben aus dem Rechnungswesen, aus internen oder externen Revisionen, aus dem Bereich des Datenschutzes oder der IT-Sicherheit und viele andere Aspekte eine wichtige Funktion haben und müssen bei der Entwicklung beachtet werden.

Dies gibt allen Teilnehmern die Gelegenheit, sich mit dem Topic und der damit zusammenhängenden Arbeit vertraut zu machen. Wo kommen die Angaben tatsächlich her und wann werden Veränderungen protokolliert? Zunächst muss eine weitere grundlegende Frage der Dokumentation geklärt werden: Sollten Veränderungen - und nichts anderes, worüber wir nach der Erstinbetriebnahme sprechen - vor der Umsetzung als eine Form von Change Order festgehalten werden?

Die Dokumentation erfolgt nach Abschluss der Arbeiten? Bedeutet das, dass die ausführende oder beauftragter Mensch die Arbeiten dokumentieren muss? Die IT-Dokumentation ist in fast jedem Betrieb ein Problem und in kleinen Betrieben können natürlich mehrere Funktionen in einer einzigen Personen verankert sein. Natürlich gibt es in erster Linie das Projektteam, d.h. die Gesamtzahl aller aktiver Benutzer der Dokumentation.

Diese Gesellschafter haben neben der eigentlichen Verwendung auch Einfluss auf die Fortentwicklung des Dokumentations-Systems im Hinblick auf neue Erfordernisse oder Ausweitungen. Hinzu kommt der Systemverantwortliche, der sich um den laufenden Funktionsbetrieb des Dokumentations-Systems bemüht, neue Vorgaben realisiert, aber auch deren Erstellung und die erforderliche Verständigung einbezieht. Schön ist, dass die moderne IT-Dokumentation, die als aktive Arbeitsgrundlage genutzt wird, laut Befragungen im Durchschnitt 20 Prozentpunkte Arbeitsaufwand spart.

Grundsätzlich ergibt sich produktunabhängig immer die Fragestellung, ob die eigene Dokumentation aufgebaut oder nicht aufgebaut sein sollte. Mit anderen Worten: Sollte eine Datenbasis verwendet werden oder ist ein Wiki oder ein Firmenintranet/CMS ausreichend? Im Falle von datenbankgestützten Lösungen positionieren sich neben nicht zu empfehlenden Neuentwicklungen nun auch eine Vielzahl von Dienstleistern mit ihren Dokumentations-Lösungen auf dem Zielmarkt.

Bei der Dokumentation vieler Verweise sollte immer der Wechsel zu strukturellen Lösungsansätzen berücksichtigt werden. Ungestaltete Anwendungen wie ein Wiki haben hier den entscheidende Kehrseite, dass datenhaltige Verknüpfungen überflüssig eingegeben werden müssen und keine wirklichen Verweise zwischen einzelnen Elementen entstehen können, was mit einer erhöhten Störanfälligkeit verbunden ist.

Die IT-Dokumentation ist die Grundlage für einen reibungslosen IT-Betrieb, IT-Sicherheit und mehr.

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