Rechnungen per Mail Versenden

Senden von Rechnungen per Post

E-Rechnung: Anstelle eines Briefes können Sie die Rechnung auch per E-Mail versenden. Es enthält PBD (Name/Adresse+evtl. Bankkonto), um Rechnungen per E-Mail zu versenden, wird immer mehr zum Standard, da es ein großes Sparpotenzial bietet. Die Rechnung kann als E-Mail-Anhang versendet werden oder der Kunde erhält einen Download-Link. Der Versand von Rechnungen per E-Mail bietet ein hohes Einsparpotenzial.

Senden Sie sie per E-Mail, was Zeit, Geld und Umwelt spart.

Du musst auf diese 5 Aspekte achten.

Viele Firmen haben in den vergangenen Jahren bereits Rechnungen per E-Mail empfangen und versendet. Gemäß der Untersuchung Electronic Invoice Processing and Archiving: Facts aus der Geschäftspraxis 2017 von ibi research nutzten 46 Prozentpunkte der Firmen im Jahr 2017 die elektronischen Datenformate für den Rechnungsstellung, verglichen mit 53 Prozentpunkten für die Rechnungsstellung. Das bedeutet eine signifikante Zunahme gegenüber 2015:

Die elektronische Rechnungsstellung per E-Mail ist eine Form der E-Mail. In diesem Falle wird die Bestellung per E-Mail an den Empfänger der Bestellung gesendet. In der Regel ist sie an eine PDF- oder Bilddatei angehängt oder als Download-Link in die E-Mail eingelassen. Der Rechnungsversand per E-Mail muss die gleichen Pflichtinformationen wie bei einer klassischen papierbasierten Rechnungsstellung haben.

Darüber hinaus ist es als Gesellschaft wichtig, weitere Aspekte wie die Aufbewahrungsdauer zu berücksichtigen, die in 14 UsG festgelegt sind. Im Jahr 2018 wird sich der Tendenz zur Rechnungsstellung per E-Mail weiter verstärken. Der Vorteil der digitalen Rechnungsstellung liegt auf der Hand, und das wissen die Firmen. Die Verteilung der Rechnungen per E-Mail wird durch betriebswirtschaftliche Aspekte bestimmt.

Der Umstieg auf den digitalen Warenversand und die elektronische Bearbeitung von Rechnungen bringt viele Vorzüge. Sie haben bereits 2017 Gesellschaften anerkannt: Allerdings können die Vorzüge nur genutzt werden, wenn die Rechnung richtig gesendet und empfangen wird. Damit Sie beim Versenden und Empfangen von Rechnungen auf der Sicherheitsebene sind, sollten Sie 14 des Umsatzsteuergesetzes beachten.

Der Grund dafür ist, dass er die Kriterien festlegt, die für die Berechtigung einer auf elektronischem Wege übermittelten Eingangsrechnung zum Vorsteuerabzug erforderlich sind. Rechnungen können seit dem Steuererleichterungsgesetz 2011 auch per E-Mail ohne elektronische Unterschrift und ohne das so genannte EDI-Verfahren verschickt werden. Der Grund dafür ist, dass der Rechungsempfänger der digitalen Übertragung der Rechnungen zugestimmt haben muss (§14 Abs. 1 UStG), aber die Vereinbarung ist nicht an eine bestimmte Art und Weise geknüpft.

"Es muss die Authentizität des Ursprungs der Faktura, die Integrität ihres Inhaltes und ihre Verständlichkeit garantiert werden." Das kann durch jedes interne Kontrollsystem erfolgen, das einen zuverlässigen Audit-Trail zwischen Rechnungsstellung und Leistungserbringung bereitstellen kann. Die elektronischen Rechnungen müssen immer auf elektronischem Wege bearbeitet werden. Die Rechnungen müssen dagegen so gelagert werden, wie sie im Betrieb angekommen sind (Original).

Es ist daher unerlässlich, Materialbrüche durch den Rechnungsdruck zu unterdrücken. Zugleich ist es jedoch zulässig, Analogrechnungen zu digitieren und mit Unterstützung der digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung zu verarbeit. Außerdem können diese Rechnungen revisionsgeschützt archiviert werden. Weiterführende hilfreiche Hinweise zur Rechnungsarchivierung erhalten Sie in unserem Blog-Artikel "Sie sollten beim Ablegen von Rechnungen nach GoBD auf diese Punkte achten.

5 ) Die Vorhaltefrist für per E-Mail versandte Rechnungen ist zehn Jahre (§14b UStG). Der Aufbewahrungszwang für ausgestellte und erhaltene Rechnungen beläuft sich auf zehn Jahre. Der Zeitraum beginnend mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die Abrechnung erfolgt ist. Wichtig: Wenn das Wirtschaftsjahr eines Unternehmen nicht am 31. Dezember des betreffenden Wirtschaftsjahres zu Ende geht, muss die entsprechende Rechung bis zum Ende des Wirtschaftsjahres einbehalten werden.

Welches Formular hat eine E-Mail-Rechnung? Wahrscheinlich taucht noch eine Fragestellung auf: "Wie ist das Rechnungsformat per e-Mail? "Es gibt derzeit keine klaren Festlegungen für das Datenformat einer digitalen Eingangsrechnung. Zur Gewährleistung der Integrität der Rechnungsstellung sind jedoch unveränderliche Formatierungen erforderlich.

Es ist unerheblich, ob es sich z. B. um ein PDF oder um ein Image für die elektronische Rechnungsstellung im Internet handeln soll (. jpg, . gif, . bmp,...). Künftig werden jedoch Hybridformate (eine Kombination aus Image-Datei oder PDF und Strukturdaten ) die Kalkulation per E-Mail prägen. Mit der digitalen Rechnungsbearbeitung können Sie Ihre digitalen Rechnungen rasch und unkompliziert bearbeiten und auch GoBD-konform abspeichern.

Im Rahmen des Webinars "In 30 Min. zur elektronischen Rechnungsverarbeitung" zeigen wir Ihnen die Vorzüge, wie es geht und wie eine Gesamtlösung in Ihrem Hause ausieht.

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