Ressourcenplanung Software

Personaleinsatzplanungssoftware

Einsatzplanungssoftware: Mit easyJOB können Sie in Echtzeit herausfinden, wo Kapazitäten frei sind & Aufgaben einfach per Drag & Drop zuweisen. Einsatzplanung im Rahmen des Projekts - wesentliche Voraussetzungen für Softwaretools

Softwaretools zur Ressourcenplanung sind sicherlich keine Erfolgsgarantie. Bei Projektmanagern gibt es eine Vielzahl von sehr gut geeigneten Werkzeugen für das Projekt- und Portfoliomanagement (PM / PPM). Auch für Gruppenleiter, die in einer Linienorganisation tätig sind, eignen sich diese Systeme hervorragend. Denn sie müssen die Einzelheiten wie Prozesse und Zeitpunkte einschließlich der Abhängigkeit ihres Teams selbst einplanen.

Bei einer Matrix-Organisation benötigen Gruppenleiter jedoch in der Regel eine Funktion zur Planung von Linienaktivitäten und zur Sicherung von Resourcen, die in PM-Tools kaum abgedeckt sind. Aus diesem Grund wird Excel oft für die Ressourcenplanung verwendet. Allerdings stößt Excel beim sinnvollen Einsetzen in der Ressourcenplanung rasch an seine Leistungsgrenzen, ohne dass eine zeitaufwändige zusätzliche Programmierung erforderlich ist. Disponieren Ihre Gruppenleiter oder Sie selbst Ihre eigenen Resourcen in Excel?

Sie werden in diesem Beitrag lesen: Die Einsatzmöglichkeiten und -einschränkungen von Excel in der Ressourcenplanung, was Sie bei Ihrer Wahl berücksichtigen müssen. Denken Sie daran: Unter "taktischer Ressourcenplanung" versteht man die Koordination zwischen Vorhaben und Abläufen. Es geht darum, den Ressourcenbedarf mit den erforderlichen Fähigkeiten für die Projektabwicklung durch Linienmitarbeiter frühzeitig zu sichern.

Das ist das 6. Quartal aus dem TPG-E-Kurs "Taktische Ressourcenplanung". Ab einer bestimmten Gruppengröße kann die Planung in Excel für individuelle Gruppen auch ohne zusätzliche Programmierung Sinn machen. Steigt jedoch die Mitarbeiterzahl und sind mehrere Arbeitsgruppen zu bilden, ist eine Excel-Lösung in der Regel umständlich. Wenn auch andere Gebiete auf die strukturelle Übertragung von Informationen aus den Arbeitsgruppen angewiesen sind, besteht die nÃ??chste Aufgabenstellung darin, sicherzustellen, dass die gesammelten Dokumente strukturiert übertragen werden.

Sind die Planungen in den Arbeitsgruppen gegliedert, kann sie als Grundlage für eine Datenbank-gestützte Gesamtlösung verwendet werden, sobald Ihr Betrieb aus der Excellösung "herausgewachsen" ist. Vorteile einer Excel-Lösung: Angaben in Einzeldateien verursachen nahezu immer Versionsprobleme. Es ist unangenehm, mit den gleichen Informationen oder in der gleichen Akte zusammenzuarbeiten.

Mit Excel erstellte Anwendungen können nur mit großem Zeitaufwand auf dem neuesten Stand gehalten werden. Eine Zusammenstellung von Gruppen in einer Gesamtübersicht ist nur möglich, wenn die Tische aller Gruppen gleich sind. Plandaten außerhalb des Unternehmens sind aufgrund der unterschiedlichen Struktur kaum auswertbar. Eine Datenabfrage zwischen den einzelnen Gruppen ist nicht möglich. Denn niemand im Haus interessiert sich für ein wirklich passendes Tool zur taktischen Ressourcenplanung der Gruppenleiter.

Aber auch für Gruppenleiter steht auf dem Arbeitsmarkt ein breites Spektrum an Möglichkeiten zur Verfügung. Dadurch werden Arbeitsvorgänge mit Beziehungswissen geplant und den Arbeitsgängen die gewünschten oder zugesicherten Mittel zugeordnet. Häufig ist es erforderlich, dass die Teamleitung ihre Ressourcenplanung auch im PPM-Tool durchführt. Dies ist natürlich bei gemeinsamen Dateien durchaus Sinn, aber nicht in Bezug auf die Funktion.

Weil ein Gruppenleiter nicht nur Projektaktivitäten, sondern auch die Linienaktivitäten und Fehlzeiten seiner Mitarbeitenden geplant, sind reines PPM-Tool nicht die richtige Wahl. In der taktischen Ressourcenplanung muss eine hochmoderne ITLösung zum Einsatz kommen: Nachfolgend sind einige wesentliche Voraussetzungen aufgeführt, die ein aktuelles Taktikmanagement instrument erfüllen sollte: In der folgenden Abbildung ist ein optimaler Überblick für den Gruppenleiter dargestellt.

Auf der linken Seite ist die Gesamtnutzung pro Ressourcen, auf der rechten Seite die Gesamtnutzung pro Ressourcen, auf der rechten Seite die Gesamtnutzung pro Projekt, Linienaktivitäten und Fehlzeiten. Bei einer so dynamisch gestalteten Graphik kann der Gruppenleiter problemlos Situationen für das ganze Unternehmen oder für Einzelpersonen durchlaufen. Durch die Auswahl und Abwahl der gewünschten Aufträge kann er die Auslastung des Teams verbessern und erst dann seine Zusicherung für die Projektmanager abgeben.

Am besten ist es, Resourcen und Objekte auf derselben Bildschirmseite anzuzeigen und nicht zwischen den Sichten zu wechseln. Allerdings kann der Projektleiter nicht nur Aufträge vollständig akzeptieren oder abweisen. Er benötigt daher auch eine Sicht, in der er die Zusagen für die Vorhaben entsprechend den Erfordernissen und der Restverfügbarkeit z. B. auf monatlicher Basis aufbereitet.

Daher ist es sinnvoll, den Stand der Projektsicherung und der Ressourcennutzung mit einem Ampelsytem auf einer Seite zu sehen - natürlich nicht nur als Summe, sondern entlang der zeitlichen Achse pro Kalenderwoche oder pro Jahr. Die beiden Repräsentationen sollten entsprechend der organisatorischen Struktur abrufbar sein. Im Idealfall sollten Sie die Mannschaften entsprechend der oben stehenden Konzernstruktur zusammenfassen.

Es müssen nur die Gesamtzahlen der Mannschaften in den höheren Stufen vorlagen. Darüber hinaus müssen die Leistungswerte von Linienleistungen und Projektzusagen für die Übertragung in PPM-Tools oder andere Bewertungen zur Verfuegung gestellt oder exportiert werden koennen. Die Übernahme von Resourcen, Fehlzeiten, Linienaktivitäten und Projektanforderungen aus anderen System ist ebenfalls eine wesentliche Bedingung für den konzernweiten Betrieb.

Sie haben in diesem Beitrag gelernt, dass die sehr verbreiteten Excel-Lösungen, die in der Taktik-Ressourcenplanung verwendet werden, Einschränkungen haben. Sie wissen auch, dass in einer Matrix-Organisation die herkömmlichen PPM-Tools der Projektmanager nicht ideal für die Tätigkeit der Gruppenleiter sind. Die Voraussetzungen für ein optimiertes Tool zur Ressourcenplanung haben Sie von den Teamleitern erlernt.

Auf diese Weise erhalten Sie eine möglichst große Entlastung für die Arbeit der Gruppenleiter und stellen die Anerkennung in allen involvierten Funktionen sicher. Welches Werkzeug verwenden Sie zur Planung Ihrer Resourcen?

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