Software Audit

SW-Auditierung

Planen Sie ein Software-Audit? In vielen Unternehmen wird das Thema Softwarelizenzkosten vernachlässigt. Fakt ist, dass Software-Audits kostspielig und riskant sind. Die Software-Audits steigen in schwierigen wirtschaftlichen Phasen, da Softwareanbieter bestrebt sind, niedrigere Softwarelizenzerlöse durch True Up-Erlöse mit Bestandskunden auszugleichen. Selbst wenn Sie denken, dass Sie alle Ihre Lizenzvereinbarungen einhalten, wenn Sie keine ausreichenden Beweise vorlegen können, kann ein Software-Audit bis zu einem Jahr lang kostbare IT-Ressourcen verbrauchen.

Wenn Sie keine optimale Lizenzmanagement-Lösung haben, sind Sie auf den guten Willen des Verkäufers angewiesen und müssen am Ende möglicherweise eine Entschädigung zahlen. Darüber hinaus glauben einige Experten, dass die Gefahr eines Software-Audits eine wirksame Vertriebstechnik ist. Die IT-Abteilung steht tagtäglich unter dem Zwang, wichtige Dienstleistungen für das Geschäft zu erbringen.

Bei einem Software-Audit werden noch Mittel aus den bereits kaum belegten wesentlichen Unternehmensbereichen bezogen. Die meisten IT-Abteilungen verfügen nicht über eine zentralisierte Möglichkeit, Softwarelizenz- und Compliance-Daten zu managen. Der Grund dafür ist, dass die Software-Lizenzierung von IT-Managern immer noch nicht berücksichtigt wurde. Nach Ansicht der Experten sollten Firmen damit rechnet werden, von zumindest einem Provider gebeten zu werden, innerhalb der kommenden Jahre ein Software-Audit durchzuführen.

Manche Experten gehen davon aus, dass etwa 40 Prozent der mittelgroßen und großen Konzerne einer externen Prüfung unterzogen werden können - mit dem damit verbundenen Bußgeldrisiko. Eine Auditierung selbst kann bis zu 15% des IT-Software- und Wartungsbudgets eines Unternehmens verbrauchen. In erster Linie ist es von Bedeutung, die richtige Information zu haben.

Werden die Lizenznutzungen von Firmen nicht verfolgt, stehen sie mehr auf dem Spiel als ein negatives Ergebnis eines Software-Audits, weil sie Gefahr laufen, die richtige Zahl von Lizenznehmern zu erwerben und unnötige Investitionen in unbenutzte Software (Shelfware) vorzunehmen. Lizenzmanagementtools ermöglichen eine unmittelbare Optimierung der Verwendung auf der Grundlage von Lizenzbestimmungen und Kontrollsoftwareausgaben vom Schreibtisch bis zum Datenzentrum für Microsoft, Adobe, Symantec, SAP, Oracle und wichtige technische Anwendungen, d. h. die am ehesten zu prüfenden und für die die IT-Abteilung nicht über die detailliertesten Auskünfte verfügt.

Eine zentrale Verwaltung ist auch deshalb von Bedeutung, weil IT-Manager einen Überblick über die Softwareverwendung im gesamten Unternehmensumfeld brauchen. Diese müssen Nutzungstrends ermitteln und regelmässig an die vertraglichen Bedingungen anpassen. Mit einer idealen Gesamtlösung können Sie Ihre Software-Assets ermitteln, Ihre gekauften und installierten Geräte vergleichen, Sicherheit über Ihren Lizenzzustand gewinnen und Nutzungs- und Berechtigungsdaten abstimmen, um Ihre Software-Lizenzausgaben zu maximieren.

Mit einigen Lizenzmanagement-Tools ist es auch möglich, diese ausführlichen Nutzdaten gemäß Ihren Unternehmensregeln mit den Lizenzbestimmungen und der Unternehmensstruktur zu verbinden, z.B. um die Verwendung nach Aktivität, geographischer Lage oder anderen Merkmalen zu gliedern und dann mit der Funktionalität der Produkte zu verbinden. Durch den Abruf solcher zentralisierter Informationen wenige Std. nach der Bekanntgabe eines Software-Audits steigen Ihre Erfolgsaussichten.

Ein Software-Audit kann unter bestimmten Voraussetzungen gar vollständig vermieden werden.

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