Software für Kundenservice

Kundendienst-Software

Mit der Kundendienstsoftware können Sie diese Hindernisse jedoch beseitigen. Die 8 Möglichkeiten zu einem hervorragenden Kundenservice Die Kundenbindung wird für viele Unternehmungen immer mehr zum obersten Unternehmensziel. Treue Käufer sind weniger geneigt, vom Wettbewerb zu profitieren und ihr positives Kundenerlebnis zu teilen. Aber wie bekommt man treue Kundschaft? Laut einer ClickFox-Studie lässt sich Kundenbindung am besten durch exzellenten Kundenservice erreichen.

Ob Ihr Kundenservice aus der Beantwortung von E-Mails in Outlook oder der Verwaltung von E-Mails über Notizzettel und Excel-Tabellen besteht, ein exzellenter Kundenservice wird zur großen Aufgabe.

Mit der Kundendienstsoftware können Sie diese Hürden jedoch beseitigen. Die Kundendienstsoftware ermöglicht es Ihnen, alle Kundendienstanfragen zu bearbeiten, zu strukturieren und zu bearbeiten. Nachverfolgung aller Anforderungen mit nur einem Klick und Verfolgung von Reaktionszeiten, unbeantworteten E-Mails und dringenden E-Mails von Schlüsselkunden. Wir stellen in diesem Beitrag die acht wesentlichen Merkmale einer Kundenservice-Software vor: So können z. B. Fragen von Verbrauchern untergehen.

Sie können nicht alle nicht beantworteten Anforderungen zurückverfolgen und verpassen die Übersicht nicht. Durch eine Kundendienstsoftware können Sie die Abwicklung aller Verbraucheranfragen effektiver gestalten. Jede Anforderung erhält in diesem Fall eine individuelle Referenzbank. Mit Hilfe dieser Kennziffer können Sie rasch nach einer Suchanfrage recherchieren und vergangene Mitteilungen sowie offene Punkte anzeigen.

So können Sie E-Mails abrufen, wenn ein Kunden das Support-Team benachrichtigt und nichts untergeht. Wie verfahren Sie, wenn Ihr CEO oder Vorgesetzter Sie nach Zahlen über die Leistungsfähigkeit Ihrer Kundendienstabteilung bittet und Sie die gute alte Excel-Tabelle zur Nachverfolgung Ihrer Anfragen und Beantwortungen aufbaut? Hier kann auch die Kundendienstsoftware Abhilfe schaffen.

Die Kundendienstsoftware sammelt alles an einem einzigen Speicher. Sämtliche Probleme, Wünsche und Anregungen der Auftraggeber werden sortiert, eingeteilt, eingeordnet, geplant und gut managt. Aber auch das erwartet der Kunde nicht von Ihnen. So können Sie beispielsweise unsere Kundinnen und Servicekunden darüber in Kenntnis setzen, dass Sie die Anforderung empfangen haben und nun an einer Problemlösung mitarbeiten. Bei einer Kundendienstsoftware können Sie für jede eingegangene Anforderung eine automatisierte Rückmeldung erteilen.

Eines der Hauptergebnisse unseres Benchmark-Reports für den Kundenservice ist, dass nur zehn Prozentpunkte der Befragten automatisierte Reaktionen nutzen. Zu einer automatisierten Beantwortung können eine einmalige Referenznummer, Kundendienstöffnungszeiten und ein Verweis auf Ihre Häufig gestellten Fragen oder Ihre Wissensdatenbank gehören. Mit einer automatischen Lösung kann der Kunde auch dazu gebracht werden, das aufgetretene Fehlerursachen selbst zu beheben!

Was tun Sie, wenn Sie eine Anforderung bekommen, die Sie nicht umgehend bearbeiten können? Du könntest den Benutzer auffordern, eine andere Fachabteilung zu kontaktieren oder an der Linie zu verbleiben, während du ihn anschließt. Mithilfe einer Kundendienstsoftware können Sie eine Anforderung an den richtigen Ort oder die passende Personen weitergeleitet, und zwar rasch und präzise.

Bei der Implementierung von Kundendienstsoftware können Sie diese so einstellen, dass sie Anforderungen an Mitarbeiter weiterleitet, die das aufgetretene Fehlerproblem umgehend beheben können. Die Software so einstellen, dass alle E-Mails mit den Bezeichnungen "Konto", "Kontoauszug" und "Zahlung" an die Finanzbuchhaltung weitergereicht werden. Mit Hilfe einer Kundendienstsoftware kann eine Anforderung auch an einen Mitarbeiter weitergegeben werden.

Aus diesem Grund erhalten die Teilnehmer eine Mitteilung mit einer Gesamtübersicht über ein Kundenprofil und die Kundenfrage. So muss der Auftraggeber Sie nur einmal erreichen und bekommt die bestmögliche Gesamtlösung ohne unnötige Weiterleitung. Zu den Vorteilen der Kundendienstsoftware gehört, dass Sie vorgefertigte Vorlagen für den E-Mail-Support herunterladen und nutzen können, um Zeit zu sparen und rasch zu reagieren.

Statt also Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen in jede E-Mail einzutragen, können Sie ganz unkompliziert eine vorgefertigte Antwortvorlage aus den Templates auswÃ? In vielen Kundendienstmitarbeitern gibt es eine Reihe von vorgefertigten Voreinstellungen. Vergewissern Sie sich, dass alle Angaben gut und lehrreich sind und im selben Tonfall verfasst sind, damit die Verbraucher schnell und relevant beantwortet werden können.

Der Kunde wartet nicht gerne am Handy! In einer aktuellen Accenture-Umfrage wurde herausgefunden, dass "Warten am Telefon" die Hauptursache für Kundenfrustration ist! Oftmals müssen die meisten Anwender abwarten, weil der Kundendienstmitarbeiter die Daten des Verbrauchers abruft - das Verbraucherprofil, die Vorgeschichte der Kommunikation oder Reklamationen. Wer diese Daten nicht sofort zur Verfügung hat, muss dem Verbraucher immer wieder Fragen stellen, was zu noch mehr Enttäuschung aufkommt.

Die Kundendienstsoftware zeichnet alle Kundeninteraktionen auf, so dass Sie einen genauen Überblick über das Profil des Verbrauchers haben, wenn der Verbraucher telefoniert oder Ihnen eine E-Mail schickt. Gib dazu die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des jeweiligen Nutzers ein, um auf alle Informationen zugreifen zu können. Kundenservice-Software wird noch wirkungsvoller, wenn sie in Ihr CRM-System einbindet.

So können Sie und andere Personen aus allen Bereichen einen vollständigen Überblick über das Benutzerprofil und die Historie aller früheren Transaktionen mit Ihrem Geschäft bekommen, einschließlich Vertriebs-, Marketing- und Service-Informationen - alles in einer einzigen Datenbasis. So kann ein Betreuer im Ferienaufenthalt eines Supportmitarbeiters alle geöffneten Anträge problemlos und ohne Wartezeit des Kunden abwickeln.

Der Support für den Endkunden kann rund um die Uhr problematisch sein. Sie können jedoch eine Selbstbedienungsoption bereitstellen, die es Ihnen erlaubt, sich selbst zu bedienen. Mithilfe der Kundendienstsoftware können Sie ein Kundencenter einrichten, in dem sich der Kunde zu jeder Zeit anmelden, seine früheren Anforderungen ansehen, neue Informationen einholen und eine Wissensdatenbank und eine Sammlung von Informationen und Lösungen aufsuchen kann.

Somit hat der Auftraggeber das Gefuehl, dass Sie rund um die Uhr für ihn da sind und dass er die Moeglichkeit hat, Problembereiche selbst zu loesen. Gewisse Abnehmer und Art von Nachfragen sollten vorrangig behandelt werden. Andernfalls können andere Typen von Anforderungen eine Weile auf die Beantwortung oder Lösung innerhalb eines gewissen zeitlichen Rahmens warten. In diesem Fall wird die Beantwortung oder Lösung der Anfrage in einem gewissen Zeitraum erfolgen.

Ein großer Vorteil der Kundendienstsoftware ist, dass Sie Anfragen nach Prioritäten nach selbst definierten Merkmalen ordnen können. Nur mit den passenden Werkzeugen kann ein hervorragender Kundenservice gewährleistet werden. Mithilfe der Kundendienstsoftware können Sie Abläufe aus einer Hand heraus optimieren, die Ihnen eine bessere Kundenbetreuung ermöglichen, einen schnelleren und relevanteren Kundenservice bieten und Zugang zum kompletten Kommunikationslebenszyklus haben.

Statt also die Zahl der gesendeten E-Mails zu ermitteln und die Reaktionszeiten zu kalkulieren, können Sie sich darauf beschränken, mehr treue Kundschaft zu gewinnen. In diesem Fall ist es wichtig, die Zahl der gesendeten E-Mails zu erhöhen. Welchen Nutzen hat Ihr Betrieb aus dem Einsatz von Kundenservice-Software? Du kannst die Software 30 Tage lang gratis ausprobieren!

Auch interessant

Mehr zum Thema