Ticketsystem mit Outlook

Fahrscheinsystem mit Outlook

"Das " Ticketsystem " oder das Auftragsformular über Outlook? - Worksharing Foren für MS-Austauschprogramme In unserem Unternehmen wollen wir eine Form von Trouble-Ticket-System vorstellen. Gerne würden wir mit den Entwicklerwerkzeugen selbst ein Prognoseformular ausarbeiten. Diese sollte dann von den Mitarbeitenden vervollständigt und als Auftrag an uns geschickt werden. Für Testzwecke habe ich bereits ein kleines Formblatt angelegt und es als Aufgabenstellung an meinen Mitarbeiter geschickt.

Auffallend war, dass der Fragebogen nicht auszufüllen war. Vielleicht liegt es daran, dass es nicht auf dem Exchange-Server publiziert ist? Zu beachten ist auch, dass unsere externen Niederlassungen auf einer anderen Domain angesiedelt sind und einen eigenen Exchange-Server haben (kein Vertrauen in uns, aus Datenschutzgründen), ist das überhaupt möglich?!

So ein komplexes und kostspieliges Ticketsystem benötigen wir nicht und würden es auch in der Vorstandsetage nicht durchkommen lassen. Eine Aufgabenstellung mit einem benutzerdefinierten Format wäre für uns ausreichend und das ist auch unser Selbstzweck.

Funktionen des Ticket-Systems

Mit unserem Produktangebot für sind Sie dabei! Dazu attraktiv Präsente, zum Beispiel das kommende Buch'Access 2010 - Das Fundamentalbuch: Die Grundlagenbuch für Entwickler'! Diejenigen, die Access-Anwendungen entwickeln, tun dies in der Regel unter für für ihre KundInnen oder NutzerInnen. Unter der Annahme, dass Sie diese auch unter berücksichtigen haben möchten, ist hier ein funktionsfähiges Verfahren zur Aufnahme und Bearbeitung der Forderungen erforderlich, ggf. auch unter berücksichtigen mehrere Nutzer.

In diesem Falle gehen wir von einer rein E-Mail-Schnittstelle aus und wollen dafür Microsoft Outlook verwenden. Mit dem Ticketsystem soll eine ganze Palette von Aufgabenstellungen gelöst werden. Halb-automatisch also, denn eine voll-automatische Sammlung setzt würde voraus, dass alle solchen Nachfragen mindestens an eine besonders dafür bestimmte E-Mail-Adresse ? erfolgen, was nicht notwendigerweise immer der fall ist, wie zum Beispiel beim Ersteller dieser Lines.

E-Mails, die eine Anforderung beinhalten, die mit dem Ticketsystem bearbeitet werden soll, sind vom Nutzer in Outlook in einen Outlook-Ordner zu verlagern, der eigens für dafür vorgesehen ist. Wir rüsten natürlich mit einem VBA-Code aus, so dass die E-Mails dann automatisiert weitergeleitet werden und in der Datenbasis des Ticket-Systems landen. E-Mails, die Zustände erfüllen, die auf eine Supportanfrage hinweisen, können natürlich durch die Outlook-Regel automatisiert erfaßt und in den von dafür beabsichtigten Outlook-Ordner verlagert werden, von wo aus die Mails wie vorstehend erläutert weitergeleitet werden.

Wurde im Ticketsystem eine E-Mail in Gestalt eines Tickets erstellt, sind unterschiedliche Vorgehensweisen erforderlich: Das Ticketsystem wird vom Auftraggeber in einer separaten Tabellierung gespeichert, wodurch wir hier auf die Angaben Gruß, Vor- und Zuname beschränken want â" und natürlich die E-Mail-Adresse verweisen. An dieser Stelle wird es spannend, denn ein Konsument kann mehr als eine E-Mail-Adresse einrichten.

So wird müssen die E-Mail-Adressen getrennt in einer separaten Liste eintragen. Nachdem ein Kunde Datensatz für mit einer E-Mail-Adresse erstellt wurde, werden ankommende E-Mails mit dieser Absenderadresse für den Empfänger automaisch vergeben. Beim Bearbeiten eines Ticket können unterschiedliche Funktionen anfallen: das Anlegen einer Note, das Antworten auf die e-Mail. Tasks sollten sortierbar und bearbeitbar sein, so dass Sie sehen können, welche Schritte notwendig sind, um ein Ticket zu erledigen und welche bereits abgeschlossen sind.

Der Erstantwort auf ein Anfrage sollte eine eindeutige Identifikation im Subjekt zugeordnet werden, die der Kundin in ihrer Anfrage mitgeteilt werden sollte. So müssen Sie die Beantwortung nicht mehr über die E-Mail-Adresse der Beantwortungen vornehmen, sondern können sie gezielt dem Anfrageformular zuordnen. Zur Erleichterung des Alltags für den Verfasser dieses Beitrages wollen wir für die Beantwortung der Benutzeranfragen sowie einige Textmodule zur Verfügung stellen, die häufiger auftretende Fragen beantworte.

Diesen Textbausteinen ist natürlich mit einem Platzhalter zu versetzen und mit den Angaben des Auftraggebers gefüllt werden. Wenn Sie bereits Anfragen von Verbrauchern entgegennehmen und diese mit einem Ticketsystem abwickeln wollen, können Sie auch die Reaktionszeit sofort verfolgen und die dazugehörigen statistischen Auswertungen anzeigen. Der Startpunkt für ein Tickett Formular ist eine E-Mail-Anfrage (diese kann z.B. unmittelbar per Mail oder auch über ein Formular zur Kontaktaufnahme bereitgestellt worden sein ?ist von Bedeutung, dass dieses als E-Mail in Outlook empfangen wird und dort in dem dafür vorgesehenen Verzeichnis für die Bearbeitung von E-Mail-Anfragen landet).

In der E-Mail-Anfrage finden wir einige Daten: die E-Mail-Adresse des Versenders, den Vor- und Nachnamen des Kunden, falls vorhanden, und einen Problembericht unter enthält. Auswählen des Stammdatensatzes, der der E-Mail-Adresse des Versenders zuordenbar ist, ein Ticket als neuen Stammdatensatz in einer Stammtabelle anzulegen â" mit Bezug auf die ursprüngliche E-Mail, den Stammdatensatz sowie eine Kurzbeschreibung und den Ticketinhalt.

Der Tisch tblKunden ist über das Eingabefeld AnredeID mit der Tabel über. Jedem Kunde können willkürlich viele E-Mail-Adressen zugewiesen werden, so dass es eine Tisch mit dem Namen tblEMailAdressen gibt, nämlich über die Fremdschlüsselfeld Kundennummer mit der Tisch tblKunden verknüpft. Für jeden einzelnen Gast kann es natürlich auch so viele Eintrittskarten wie gewünscht sein.

Deshalb ist die Tischkarte tblTickets auch über ein Fremdschlüsselfeld, wieder mit dem Namen KundenID, mit der Tischkarte tblKunden über. Die vorliegende Maske enthält enthält neben den Feldern Primärschlüsselfeld und Fremdschlüsselfeld CustomerID die folgenden Felder: Ticketname: Enthält den Namen des Flugscheins. Tickerinhalt: Ist ein Notizfeld mit Rich-Text-Formatierung zur Beschreibung des Inhalts des Flugs.

Das Erstellungsdatum des Tickets. Tag, an dem das Los ausgefüllt wurde. PostItemID: Fremdschlüsselfeld zu einem Tabelleneintrag in der Spalte tblMailItems. Stellt den Verweis auf die E-Mail fest, auf deren Grundlage das Anfrageformular erstellt wurde. Dort werden wir auch die Technik erläuterten zum semiautomatischen Lesen von E-Mails in dieser Maske in modifizierter Fassung einsetzen.

Weiterhin fehlte die Tisch tabellarisch die wir in diesem Teil noch nicht verwenden werden, die aber zum Aufbewahren von Noten für das jeweilige Los diente. Zuerst betrachten wir das von uns verwendete Eingabeformular für die Verwaltung von Kundinnen und -kunden und deren Emaildaten. Dies entspricht im Skizzenentwurf Abbildung 2 und nutzt die Datenbanktabelle tblKunden als Datenquelle.

Um zu vermeiden, dass das Eingabeformular immer nur einen Eintrag zur Bearbeitung oder zum Erstellen eines neuen Kontos anzeigt, setzen Sie die Attribute Datensatz-Marker, Navigationsschaltflächen, Trennstriche und Scrollbar auf Nein. Auch erhält Zentriert in der Mitte des Wertes Ja. Über das Subformular sfmEMailAdressen werden die E-Mail-Adressen des betreffenden Auftraggebers zur Verfügung gestellt.

Hier gilt die Datenbanktabelle tblEMailAdresses als Datenquelle. Die Form sollte ihre Angaben in der Datenblattsicht anzeigen, also benutzen Sie für die Eigenschaft Default View, den Wert Data Sheet. Wird das Subformular sfmEMailAddresses aus dem Navigationsfenster in das Hauptdesign des frmKundeDetail-Formulars gezogen, sollte Access die Properties Verknüpfen von und Verknüpfen nach dem Subform-Control selbstständig auf den CustomerID-Wert â" setzen, andernfalls kann es dies auch manuell tun.

Bei der Erstellung sollten einige wenige Voreinstellungen sofort vorgenommen werden; außerdem gehen wir hier davon aus, dass der Nutzer sofort die E-Mail-Adresse des anzulegenden Nutzers, übergibt â", mit OpenArgs-Parametern eingibt. In der Unterform ist die E-Mail-Adresse übergebene bereits angepasst, der Titel ist mit Gentleman beschäftigt, das Kombifeld aber für eine mögliche Änderung ist bereits geöffnet.

Das Verfahren prüft zunächst, basierend auf der undokumentierten Property DefaultEditing, in welchem Modus das Fenster geöffnet wurde, d.h. mit welchem Ergebnis für der Paramter Datenmodus der OpenForm-Methode geöffnet wurde. Falls diese Property den Value 1 hat, wurde die Variable acFormAdd benutzt, so dass das Formblatt für das Hinzufügen eines neuen Records benutzt werden sollte.

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