Was kann ms Project

Wie kann ms Project

Web Access oder andere Tools können für die Teamintegration verwendet werden. Wahlweise kann die Microsoft Software Assurance erworben werden. Wie kann A-Plan, eine MS Project Alternative, für Sie und Ihr Unternehmen funktionieren?

Planungsmöglichkeiten in MS Project - was Sie wissen müssen

Durch die Vielzahl der Einstellmöglichkeiten und den großen Funktionsspektrum von MS Project werden Projektmanager bei den verschiedensten Planungs- und Kontrollaufgaben unterstützt. Beispielsweise mit den Planungsmöglichkeiten in MS Project, wenn die Kalkulationsergebnisse irgendwann nicht den Vorstellungen des Benutzers gerecht werden. Deshalb gibt ich in meiner Blog-Serie "Nur eine Frage der Einstellungen - die Möglichkeiten in MS Project" meine bisherigen Erfahrungswerte und Hinweise zu einigen zentralen Einstellungen an Sie weiter.

Sie haben im ersten Teil herausgefunden, warum Sie die Kalendereinstellungen in MS Projectn nicht ändern sollten. In diesem Teil lernen Sie, wie sich die Einstellung der Planungsmöglichkeiten auf das Zusammenspiel von MS Project auswirkt. Lies auch die anderen Abschnitte der MS Project Serie: Um zu den Planungsmöglichkeiten für dieses Project zu kommen, klicke auf die Registerkarte File und wähle Options.

Es werden die Projektoptionen eingeblendet. Mit MS Project 2010 wurde die Funktion zur manuellen Planung von Aufgaben (Option: Neuplanung von Aufgaben) implementiert. Dieser Prozessmodus wurde entwickelt, um dem Benutzer den Start der Planung von Projekten mit MS Project zu vereinfachen. Hier können Benutzer Start- und Enddaten beliebig eintragen und ihren Projektauftrag "Excel-ähnlich" erstellen, ohne immer wieder im Hintergrundbetrieb rechen.

Die Defaulteinstellung von MS Project wird von Hand eingeplant. Ich empfehle jedoch, dass der Änderungsmodus automatisch eingeplant wird. Das liegt ganz simpel: Wenn MS Project in etwas wirklich gut ist, dann ist es die Berechnung von Kalenderstart- und -endeterminen. Ich habe also MS Project die Mathematik machen lassen. Auf der Registerkarte Operation können Sie den Änderungsmodus der Planung in der Registerkarte Operation oder unmittelbar im Eingabefeld Operation in der Betriebsart eintragen.

Sie können mit der Terminoption Automatisch eingeplante Aufgaben für den Terminkalender angeben, wann neue Aufgaben gestartet werden sollen. Standardwert ist das Projektstartdatum. Letzteres ist sinnvoll, wenn ein Projektauftrag schon seit langem ausgeführt wird und Sie nun vor der Herausforderung steht, neue Aufgaben zu erstellen.

Der neue Prozess beginnt dann mit dem Tagesdatum. Ein Hin- und Herblättern im Projektierungsplan ist nicht mehr erforderlich, um auf diese Aktivitäten zuzugreifen. Die Angabe der Zeitdauer in Tagen (Option: Zeitdauer wird in eingegeben) und die Angabe der Zeitdauer (Option: Zeit in: ) ist auch in MS Project serienmäßig.

Sie können die Einstellung verändern. In den entsprechenden Auswahltabellen werden die Maßeinheiten Minute, Stunde, Tag, Tag, Woche oder Monat angeboten. Die Tatsache, dass die Zeitdauer und die geleistete Arbeitszeit in verschiedenen Abteilungen aufgezeichnet werden, verringert die Gefahr von Verwechslungen. Die Definition der Standardbetriebsart richtet sich nach Ihren Vorlieben und Planungsverfahren und wird bei der Zuordnung von Arbeitsmitteln zu Vorgängen verwendet.

In MS Project gibt es drei Aktivitätsarten: Aktivitäten sind nicht leistungsabhängig. Die unterschiedlichen Verhaltensweisen der Aktivitätsarten hängen mit der Kalkulationslogik in MS Project zusammen. Bei der Berechnung von MS Project wird die folgende Formeln verwendet: Wird die Zeitdauer eines Arbeitsgangs angegeben und dann eine Ressourcen mit einem festen Einheitswert zugeordnet, kalkuliert MS Project die Leistung.

Bei einer 100%igen Zuordnung einer Arbeitsressource zu einem Arbeitsgang mit einer Laufzeit von 5 Tagen entsteht ein Arbeitsumfang von 40 Std. Vorrangig sollen Arbeitsumfänge von Arbeitsgängen geplant und gleichbleibend gehalten, Resourcen addiert oder subtrahiert werden. Lass Anna 40 Arbeitsstunden in 5 Tagen machen. Abbildung 4: Grundsituation mit "fester Arbeit" Wenn die Prozessdauer geändert wird, das Arbeitsumfang von 40 Std. gleichbleibend ist, bekommt Anna nur mehr Zeit, diesen Arbeitsumfang abzuschließen, und zwar 7 Tage.

Dabei wird die Arbeitsbelastung von 40 Std. auf zwei Resourcen mit jeweils 100% verfügbarer Kapazität aufgeteilt. Beides zusammen benötigt nur 2,5 Tage, um die 40 Arbeitsstunden abzuschließen. Wenn Sie möchten, dass dieser Einheitswert bei Änderungen der Zeitdauer oder des Arbeitsumfangs gleich bleibt, ist die Betriebsart Fixe Maßeinheiten für Sie geeignet.

Im folgenden Beispiel ist eine Zuweisung von Bernd an 50% der Operation dargestellt. Bernd soll in den 5 Tagen 20 Arbeitsstunden haben. Abbildung 7: Grundsituation bei "festen Einheiten" Wird die Laufzeit um einen Tag auf 6 Tage verlängert, wird der Arbeitsaufwand von MS Project nachgerechnet. Sie geht von vier bis 24h.

Abbildung 8: Verlängerung der Laufzeit von "festen Einheiten" Wenn wir zur Ausgangslage zurückkehren und das Arbeitsaufkommen von 20 auf 12 Std. verringern, rechnet MS Project mit einer Laufzeit von 3 Tagen, da Bernd zu 50% (4 Std. pro Tag) geplant ist. Abbildung 9: Arbeitsreduzierung in "Feste Einheiten" Die fixe Laufzeit ist die letztgenannte der 3 MS Project Betriebsarten.

Ist die Zeit der entscheidende Faktor in Ihrer Projektierung, ist es sinnvoll, mit der Leistungsart Fixe Laufzeit zu plan. Bei einer Änderung des Arbeitsumfangs oder der Zuordnungseinheiten legen Sie einen Zeitabschnitt fest, in dem die Arbeiten abgeschlossen werden sollen, ohne dass dieser Zeitabschnitt nachgerechnet wird. Lassen Sie Chris 20 Arbeitsstunden in 5 Tagen machen.

Der Zuteilungswert von Chris zur Transaktion liegt daher bei 50%. Abbildung 10: Grundsituation bei "Fester Dauer" Wenn die Arbeitszeit auf 30 Std. angehoben wird, wechselt MS Project die Prozentzuordnung von Chris zur Aufgabe. Es sind nicht mehr 50%, sondern 75% - auch wenn MS Project Ihnen diese Veränderung in Gang gesetzt hat.

Abbildung 11: Zunahme der Arbeitszeit bei "Fixed duration" MS Project hat die Prozentzuordnung von Chris für diesen Prozess aktuell umgerechnet. In diesem Bereich habe ich die Sicht Task Deployment gewählt. Auf der linken Seite der Tischplatte erscheint die Spalte Prozentzahl der Zuweisungen. Du siehst, dass MS Project immer noch 50% in der Gantt-Ansicht anzeigt.

Allerdings beträgt die Zuordnung zum Arbeitsgang selbst 75%. Das hier beschriebene Benehmen ist eine besondere Eigenschaft von MS Project, die die Benutzer immer wieder verärgert und sie an ihren arithmetischen Fähigkeiten zweifeln läßt. Letztendlich berechnet MS Project zwar korrekt, aber die Fragestellung ist, warum MS Project nicht in der Gantt-Ansicht lediglich den Betrag darstellt, der höchstwahrscheinlich auftritt?

Das ist ganz einfach: MS Project gibt in der Gantt-Ansicht den Betrag aus, mit dem die Ressourcen bei der ersten Zuweisung der Aufgabe zugeordnet wurden. Möchten Sie z. B., dass MS Project diese Aufgabe mit einem Zuweisungswert von 90% berechnet, können Sie den Eintrag in der Rubrik Zugehörigkeitseinheiten entsprechend umstellen.

Bei uns wird die Laufzeit gleich bleibend beibehalten ( "feste Dauer") und die Leistung erneut kalkuliert, da die Zuteilungseinheiten nun 90% betragen. Über die Funktion Neue Operationen sind performancegesteuert können Sie angeben, ob die Leistung eines Arbeitsvorgangs beim Hinzufügen oder Entfernen von Resourcen zum Arbeitsvorgang gleichbleibend oder nachberechnet werden soll. Der Arbeitsvorgang wird gekürzt, wenn dem Arbeitsvorgang eine weitere Resource zugeordnet wird, oder bei der Entnahme einer Resource wird sie erweitert.

In der folgenden Grafik ist die Grundsituation für die Aufgaben Aufgabe 1 und 2 (Zeilen 1 und 2) dargestellt. Die beiden Prozesse sind leistungsgeregelt und es muss ein Arbeitsaufkommen von je 40 Std. bearbeitet werden. Wenn Sie nun jedem Vorgang eine zusätzliche Ressourcen zuweisen, wird die Laufzeit des Vorgangs logisch auf 2,5 Tage verkürzt.

Nun wird das Arbeitsumfang des Vorhabens von zwei Resourcen übernommen - jeweils mit 20h Arbeitsleistung pro Resource. Bei fehlender Leistungskontrolle würde MS Project die Leistung für Aufgabe 1 (feste Einheiten) umrechnen. Der Arbeitsaufwand würde dann 80 Arbeitsstunden betragen. Aufgabe 2 (feste Arbeit) ist immer leistungsgesteuer. Die Leistungsregelung kann bei Festarbeiten nicht deaktiviert werden.

Aber auch hier gilt: Die Wahl der Wahl ist nicht richtig oder verkehrt, sondern hängt idealerweise von Ihren Wünschen und Ihrer Kostensituation ab. Vielleicht deshalb, weil ich mich in den vielen Jahren, in denen ich mit MS Project gearbeitet habe, einfach an diese Haltung angepasst habe. Über die Funktion Eingefügte oder verschobenen Aufgaben automatisieren können Sie Aufgaben in Ihrem Arbeitsplan zuweisen.

Im Ausgangsfall sind die Aufgaben 1, 2 und 3 (Zeilen 1, 2 und 3) bereits untereinander verknüpf. Wenn Sie eine neue Aufgabe Aufgabe 4 hinzufügen, wird diese mit der Aufgabe 4 verbunden. In meinen Projekten habe ich diese Möglichkeit deaktiviert. Muss eine Ausbildung absolviert werden und gibt es noch keine Trainingsunterlagen, dann führt der Ablauf der Prozesse unweigerlich dazu - zuerst müssen die Trainingsunterlagen erstellt werden und erst dann kann die Ausbildung erfolgen.

Letztendlich ist der Projektmanager aber immer für die Projektplanung zuständig. Auch wenn diese Automatikfunktion eingeschaltet ist, muss sie daher überprüfen, ob die inhaltlich korrekt eingestellten Prozessaufträge korrekt sind. Bei der Aktualisierung des Projektauftrages ist die Funktion Startaufgaben automatisiert abbrechen sehr auffällig. Bei aktivierter Funktion werden Aufgaben beim Aktualisieren des Projektes abgebrochen, wenn sie noch nicht erledigt sind.

Stell dir vor, du hast eine Operation eingeplant, die am 10.07. 2017 startet und am 14.07. 2017 beendet wird. Mit dem Status 16.07. 2017 aktualisierst du dein Vorhaben. Sie haben von der verantwortlichen Sachbearbeiterin Anna die Statusinformationen bekommen, dass sie am 10.07.2017 mit der Bearbeitung begann, aber nur 3 Tage lang an der Aufgabenstellung mitarbeiten konnte.

Haben Sie das Vorhaben mit der Projektaktualisierungsfunktion auf das Zustandsdatum 16.07.2017 aktualisiert, wird der Prozess durchlaufen. Damit werden die Arbeiten, die nicht vor dem 16.07.2017 durchgeführt wurden, auf den Zeitpunkt nach dem 16.07.2017 verschob. Weil der Zweck des Projekt-Updates darin besteht, unfertige Arbeiten in der Vorgeschichte in die Folgezeit zu verlagern, habe ich diese Möglichkeit immer eingeschaltet.

Dies hat zur Folge, dass der Start- und Endtermin eines handwerklich eingeplanten Vorganges angepaßt wird.

Die Aktivierung dieser Möglichkeit ist abhängig davon, in welchem Planungsmodus Sie sich befinden. Wenn Sie Ihr Vorhaben mit handverlesenen Aufgaben planen, kann es nützlich sein, diese Funktion zu deaktivieren. In dem folgenden Beispiel wurden 2 Arbeitsvorgänge von Hand eingeplant und deren Start- und Enddatum definiert. Sobald Sie Aufgabe 1 (Zeile 1) aufgrund einer Vorgänger-Nachfolger-Beziehung zum Nachfolger von Aufgabe 2 (Zeile 2) machen, verschiebt MS Project die Aufgabe um 3 Tage.

Bei deaktivierter Funktion wird die Aufgabe Aufgabe 2 (Zeile 2) trotz gesetzter Verbindung nicht umgestellt. Allerdings informiert Sie MS Project, dass der Zeitplan möglicherweise nicht korrekt ist. Der Endtermin der Aufgabe 2 (Zeile 2) ist in roter Farbe hervorgehoben und im Gantt-Diagramm ist der Ober- und Unterkante des Balken mit Punkten versehen.

Benutzen Sie überwiegend automatisiert eingeplante Aufgaben? Möglicherweise möchten Sie dann, dass MS Project beim Anlegen von Leistungsbeziehungen Start- und Enddaten erneut errechnet. Wenn Sie dies nicht wünschen, schalten Sie die Funktion aus und bearbeiten Sie handverplante Vorfälle. Wenn Sie diese Einstellungen (Option: Aktivitäten halten immer ihre Einschränkungsdaten ein) vornehmen, hat dies auch einen wesentlichen Einfluss auf Ihren Plan.

Bei aktivierter Funktion wird immer die eingestellte Beschränkung eingehalten. Bei der Aufgabe Aufgabe Aufgabe 2 (Zeile 2) habe ich eine Aufgabenbeschränkung festgelegt. Sie muss über den Dialogfenster Information über Aufgabe starten. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, wird das Ergebnis völlig anders aussehen. Das Startdatum von Aufgabe 2 (Zeile 2) wird erneut ermittelt, der Prozess wird verschoben.

Weil in der Regel aus gutem Grunde Einschränkungsdaten in der Terminierung festgelegt werden und daher auch berücksichtigt werden sollten, empfiehlt es sich, die Variante immer zu wählen. Wenn Sie die Funktion Show, dass die Betriebsdauer abgeschätzt wird und New scheduled operations die Betriebsdauer abgeschätzt hat, aktiviert haben, wird das bekannte Suchzeichen im Eingabefeld Duration für automatisierte planmäßige Betriebsabläufe eingeblendet.

Wenn Sie die Zeitdauer eines Arbeitsgangs zum ersten Mal bearbeiten, wird das Fragenzeichen eingeblendet. Für handverplante Arbeitsgänge steht das Fragezeichen im Feld Betriebsart. Wenn Sie die Laufzeit des Arbeitsvorgangs bearbeiten oder ein Start- und Enddatum für den Arbeitsvorgang eingeben, entfällt das Fragenzeichen. Diese beiden Möglichkeiten schalte ich selbst aus, da die Prozessdauer in einem Projektauftrag per se abgeschätzt wird.

Dies ist immer dann der Fall, wenn Sie eine Aufgabe von Hand eingeplant haben und ihr Start- oder Enddatum auf einen freien Tag gesetzt haben Aufgabe 1 (Zeile 1) am Wochenende, also am Wochenende, ist. Aufgabe 2 (Reihe 2) soll am kommenden Wochenende, also am kommenden Wochenende, enden.

Bei aktiviertem Umschalten in den Automatikplanungsmodus ist die Funktion Betrieb am nächsten Werktag beibehalten. Projektstart ist der 9. Juni. Einplanungsmodus der Aufgaben auf automatisiert eingeplant umstellen, dann startet Aufgabe 1 nun am Montagabend, 17. Juni. In Aufgabe 2 wird das Ende auf den 21. Juni verschoben.

Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, wenn Sie den Änderungsmodus von manueller auf maschineller Planung ändern, würden beide Aufgaben am 11. Januar, dem Projektstartdatum, starten. MS Project bietet, wie Sie gerade aus den oben dargestellten Anwendungsbeispielen erfahren haben, eine Vielzahl von Planungsmöglichkeiten. Das Grundverhalten und die Kalkulationsergebnisse (Grundeinstellungen) werden durch die in den Planungsmöglichkeiten für dieses Vorhaben festgelegten Größen bestimmt.

Bei Bedarf können die Eingaben auch in den Konfigurationen unmittelbar in den Konfigurationen verändert werden oder es kann eine andere Vorgabe für den Betrieb getroffen werden. Für das Verständnis der Kalkulationsergebnisse und des Verhaltens von MS Project ist es von Bedeutung zu wissen, welche Planungsmöglichkeiten gesetzt sind. Siehe auch Teil 1 der Reihe "Pure Settings: Options in MS Project - Calendar Options for this Project".

Haben Sie den MS Project Tipp genutzt? Was haben Sie mit den Optionen in MS Project erlebt?

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